Teamdag organiseren: complete checklist
Een teamdag staat of valt met een strak programma en een goede voorbereiding. Bevestig eerst datum, tijd en locatie, en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen en praktische vragen. Werk het programma uit voordat je teams en activiteiten indeelt, zodat iedereen weet waar hij moet zijn. Plan de opbouw, techniek, catering en ontvangst afzonderlijk in: juist die onderdelen worden vaak te laat gecontroleerd. Met deze checklist houd je overzicht van de eerste reservering tot de start van de dag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en tijd bevestigen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Programma delen
Teams samenstellen
2 personen
Activiteiten kiezen
2 personen
Spelregels uitschrijven
Muziek samenstellen
Catering bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Activiteitenspullen klaarzetten
2 personen
Locatie en route delen
Event
Ruimte controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Buffet- en drankentafel opbouwen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Muziek en microfoon testen
Registratietafel inrichten
Activiteitenstations markeren
2 personen
Deelnemers ontvangen
2 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Teams bekendmaken
Eerste activiteit begeleiden
3 personen
Pauzedranken bijvullen
2 personen
Tweede activiteit begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Diner uitserveren
3 personen
Borden en bestek verzamelen
2 personen
Teamquiz begeleiden
2 personen
Dessert en koffie serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
Nazorg
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 36
- Buffettafelsaantal 2
- Statafelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 40
- Herbruikbare kommenaantal 40
- Herbruikbare glazenaantal 50
- Koffiekopjesaantal 40
- Besteksetsaantal 40
- Serveerbestekaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerschalen met dekselaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Draagbare speaker
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Powerbanksaantal 2
Koeling
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
Activiteiten
- Teamlintenaantal 6
- Pionnenaantal 24
- Ballenaantal 6
- Hoepelsaantal 6
- Touwaantal 4
- Quizbordenaantal 6
- Stiftenaantal 12
- Notitieblokkenaantal 40
- Pennenaantal 40
- Prijsbekersaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 80
- Ballonpompaantal 2
- Naamkaartjesaantal 40
Verlichting
- Slingerverlichtingaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Afwasborstelsaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen voor de teamdag en geef het definitieve aantal deelnemers daarna door aan de catering. Zo voorkom je dat vegetarische, veganistische of allergievrije opties ontbreken.
- Deel programma, route en locatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Zet per onderdeel een begin- en eindtijd, zodat deelnemers weten wanneer teams wisselen en wanneer er ruimte is voor pauze.
- Controleer activiteitenspullen minstens 3 dagen vooraf. Tel teamlinten, pionnen, ballen, hoepels, touw en quizborden en leg per activiteitenstation klaar wat nodig is.
- Test muziek, draagbare speaker en draadloze microfoon op de locatie minstens 2 uur voor ontvangst. Leg verlengkabels, stekkerdozen en opgeladen powerbanks klaar; een passende aansluiting is niet altijd direct beschikbaar.
- Richt de ontvangst in voordat je tafels en stoelen definitief opstelt. Houd bij de registratietafel ruimte voor aanmeldingen en plaats buffet- en drankentafels zo dat deelnemers niet in de doorgang blijven staan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een teamdag organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, tijd en locatie. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit aanmeldingen 10 tot 14 dagen voor de teamdag.
- Wat moet ik regelen voor de catering van een teamdag?
- Verzamel het definitieve aantal deelnemers en dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf. Bestel daarnaast servies, bestek, serveerschalen, koffie, thee en gekoelde dranken en plan minstens 60 minuten voor het opbouwen van het buffet.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een teamdag?
- Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratie, buffet, drank, decoratie, activiteitenstations en techniek. Plan de geluidscontrole uiterlijk 2 uur voor de ontvangst en houd daarna minimaal 30 minuten als buffer.
- Wanneer moet ik het programma van een teamdag delen?
- Deel het programma, de route en de locatie uiterlijk 5 werkdagen vooraf. Stuur een bijgewerkte versie zodra teams, activiteiten of tijden veranderen, zodat deelnemers niet met oude informatie aankomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!