Checklist para organizar una jornada de equipo
Una jornada de equipo necesita más que reservar un lugar y elegir unas actividades. Hay que cerrar la fecha, controlar las inscripciones y preferencias dietéticas, preparar el programa y dejar listo cada punto del espacio. Esta checklist reúne 47 tareas y 48 artículos para avanzar en el orden correcto, desde la planificación hasta la recepción. También te ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: bebidas frías, material de juego, equipos de sonido y señalización.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y hora
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir el programa
Formar equipos
2 personas
Elegir actividades
2 personas
Redactar las reglas del juego
Seleccionar la música
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el material de la actividad
2 personas
Compartir ubicación y ruta
Evento
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar la mesa del buffet y de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la música y el micrófono
Montar la mesa de registro
Marcar estaciones de actividades
2 personas
Recepción de participantes
2 personas
Presentar el programa
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Anunciar los equipos
Guiar la primera actividad
3 personas
Reponer las bebidas del descanso
2 personas
Guiar la segunda actividad
3 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir la cena
3 personas
Recoger platos y cubiertos
2 personas
Coordinar el concurso por equipos
2 personas
Servir el postre y el café
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar la despedida y la salida
2 personas
Seguimiento
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger los artículos prestados
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 36
- Mesas de buffetcant. 2
- Mesas altascant. 4
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 40
- Cuencos reutilizablescant. 40
- Vasos reutilizablescant. 50
- Tazas de cafécant. 40
- Cubiertoscant. 40
- Cubiertos de serviciocant. 8
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de servir con tapacant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
Equipo
- Altavoz portátil
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Baterías externascant. 2
Refrigeración
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 4
Actividades
- Cintas del equipocant. 6
- Conoscant. 24
- Pelotascant. 6
- Aroscant. 6
- Cuerdacant. 4
- Paneles del quizcant. 6
- Rotuladorescant. 12
- Bloc de notascant. 40
- Bolígrafoscant. 40
- Copas premiocant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 80
- Bomba para globoscant. 2
- Tarjetas de nombrecant. 40
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones antes de pedir el catering y recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Así puedes confirmar cantidades y evitar cambios de última hora.
- Comparte el programa, la ubicación y la ruta al menos 3 días antes. Incluye la hora de recepción, el inicio de las actividades y cualquier indicación sobre aparcamiento o transporte.
- Prepara las actividades por estaciones y prueba las reglas con una persona que no las haya escrito. Deja cintas, conos, pelotas, aros, cuerda y paneles del quiz juntos y etiquetados.
- Enfría las bebidas con varias horas de margen y calcula el espacio de buffet y bebidas antes de montar las mesas. Las neveras portátiles y las cubiteras suelen olvidarse hasta el último momento.
- Haz una prueba de música y micrófono antes de que lleguen los participantes. Comprueba cables, regletas y baterías externas, y reserva un punto de registro despejado junto a la entrada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de equipo?
- Empieza a cerrar fecha, lugar y actividades al menos 4 semanas antes. Envía las invitaciones con tiempo suficiente para gestionar inscripciones, dietas, equipos y catering sin urgencias.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una jornada de equipo?
- Pídelo cuando las inscripciones estén cerradas y puedas confirmar el número de asistentes y sus preferencias dietéticas. Como referencia, deja al menos 5 días para ajustar cantidades y horarios de entrega.
- ¿Cuándo hay que preparar el material de las actividades?
- Reúne y revisa todo el material el día anterior, no durante el montaje. Separa cada estación con sus cintas, conos, pelotas, aros, cuerda o paneles para poder empezar a tiempo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que montar el espacio?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada para comprobar el espacio, colocar mesas y sillas, montar el buffet, decorar, probar el sonido y preparar la mesa de registro. Añade más margen si hay varias estaciones de actividades.
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