Journée d’accompagnement : la checklist complète

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez la date et le programme avant de réserver les salles : prévoyez ensuite un délai suffisant pour confirmer la visite guidée, les enseignants et les encadrants.
• Traitez les inscriptions avant d’imprimer les badges et les programmes. Conservez une liste des présences à jour jusqu’au jour J, car les groupes et les besoins alimentaires peuvent changer.
• Préparez un briefing écrit pour les accompagnateurs avec les horaires, les salles, le parcours et les consignes d’accueil. Remettez-leur les informations avant l’ouverture, pas au moment où les visiteurs arrivent.
• Testez les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes, les rallonges et les multiprises dans chaque salle. Faites ce test au moins la veille afin de pouvoir remplacer un élément défectueux.
• Installez séparément le point café, le buffet et les repas selon les régimes alimentaires. Refroidissez les boissons à l’avance et placez les panneaux d’orientation avant l’ouverture du bureau d’inscription.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée d’accompagnement ?

Envoyez-les dès que la date, le programme et les lieux sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant la journée. Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’événement pour établir les présences et les besoins alimentaires.

Combien de temps avant faut-il préparer les badges et les programmes ?

Imprimez les badges nominatifs et les programmes après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant la journée. Gardez quelques badges vierges et des stylos au bureau d’inscription pour les changements de dernière minute.

Quand installer les salles et tester les présentations ?

Répartissez le matériel et installez les tables, les chaises et les écrans la veille si l’accès aux salles le permet. Testez chaque présentation avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur concernés, puis refaites un contrôle rapide le matin même.

Comment organiser l’accueil le jour d’une Journée d’accompagnement ?

Installez le comptoir d’inscription, les listes de présences, les badges et les programmes avant l’arrivée des visiteurs. Prévoyez au moins un accompagnateur au point d’accueil pendant la première heure, avec les panneaux d’orientation déjà en place.

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