Meeloopdag organiseren: checklist voor een soepel programma
Een meeloopdag staat of valt met een duidelijke volgorde: eerst datum, programma en lokalen, daarna begeleiding en aanmeldingen, en pas in de laatste dagen de ontvangst en catering. Plan per onderdeel wie verantwoordelijk is en controleer of lokalen, route en techniek op elkaar aansluiten. Verzamel dieetwensen vóór je boodschappen doet en maak de aanwezigheidslijst uiterlijk de dag ervoor definitief. Deze checklist helpt je ook met details die vaak te laat worden geregeld, zoals naamkaartjes, routebordjes, testpresentaties en een bemande registratiebalie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Lokalen en rondleiding reserveren
Docenten en begeleiders inplannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Aanwezigheidslijst maken
Begeleidersbriefing voorbereiden
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's printen
Routebordjes printen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Catering per dieet scheiden
2 personen
Materialen per lokaal verdelen
3 personen
Ontvangstruimte inrichten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Presentaties en schermen testen
2 personen
Routebordjes ophangen
2 personen
Koffiepunt en buffet opbouwen
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Begeleiders instrueren
2 personen
Event
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Groepen naar lokalen begeleiden
6 personen
Meelooplessen begeleiden
8 personen
Rondleidingen geven
4 personen
Vragen bij informatiepunten beantwoorden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Programma afsluiten
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Versiering en bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Registratiebalie
- Buffettafelsaantal 3
- Krukkenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 90
- Bordenaantal 80
- Kommenaantal 30
- Besteksetsaantal 80
- Koffiekopjesaantal 50
- Opscheplepelsaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptopsaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Draagbare speakersaantal 2
Keuken
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkaraffenaantal 8
Kantoorartikelen
- Naamkaartjesaantal 80
- Pennenaantal 80
- Programmafoldersaantal 80
- Presentatiemappenaantal 10
- Klembordenaantal 10
- Plakbandaantal 6
- Schaaraantal 4
- Stiftenaantal 12
- Pijlbordjesaantal 20
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Vlaggenlijnaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
Verlichting
- Sfeerverlichtingaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Bezem en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma vast voordat je lokalen en begeleiders reserveert. Plan per rondleiding een begin- en eindtijd en houd ruimte over voor ontvangst, wisselmomenten en vragen.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 dagen voor de meeloopdag. Scheid de catering per dieet en label schalen, kommen en serveerbladen duidelijk.
- Test presentaties, laptops, beamers, projectieschermen en draagbare speakers uiterlijk de dag ervoor in de lokalen waar ze worden gebruikt. Leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen per lokaal klaar.
- Maak de aanwezigheidslijst en briefing voor begeleiders uiterlijk 1 dag vooraf. Zet daarin per groep het lokaal, de route, de contactpersoon en wat er gebeurt bij een late of niet-aangemelde bezoeker.
- Richt de ontvangst in vóór de eerste bezoeker arriveert: zet registratiebalie, naamkaartjes, pennen, programmafolders en routebordjes klaar en laat minstens één persoon de balie bemannen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een meeloopdag organiseren?
- Leg datum, programma en lokalen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Regel begeleiders en uitnodigingen daarna, zodat je aanmeldingen en dieetwensen nog tijdig kunt verwerken.
- Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een meeloopdag versturen?
- Stuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken voor de meeloopdag. Vraag direct om aanmelding en dieetwensen, en stuur 3 tot 5 dagen vooraf een bevestiging met tijd, route en programma.
- Wanneer maak je de aanwezigheidslijst voor een meeloopdag?
- Maak een eerste lijst zodra de aanmeldingen binnenkomen en werk die dagelijks bij in de laatste week. Zet de definitieve versie uiterlijk de dag ervoor klaar bij de registratiebalie.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een meeloopdag op te bouwen?
- Reken op 2 tot 3 uur op de dag zelf voor tafels, stoelen, registratie, buffet, routebordjes en materiaal per lokaal. Test techniek en verdeel materialen al de dag ervoor, zodat je op de ochtend alleen hoeft te controleren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!