Checklist para organizar tu jornada de acompañamiento
Una jornada de acompañamiento necesita coordinación entre salas, docentes, acompañantes y visitantes. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y el programa hasta la recepción del grupo. Incluye los puntos que suelen quedar para el último momento: confirmar inscripciones, separar el catering por dieta, preparar las señales de ruta y probar pantallas, portátiles y sonido. También encontrarás el material necesario para montar el registro, las aulas, el café y el buffet sin improvisar.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar salas y visita guiada
Planificar docentes y acompañantes
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Crear la lista de asistencia
Preparar la reunión informativa de los acompañantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los programas
Imprimir señales de ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Separar el catering por dieta
2 personas
Distribuir el material por aula
3 personas
Montar la zona de recepción
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Probar las presentaciones y las pantallas
2 personas
Colocar los carteles de ruta
2 personas
Montar el rincón del café y el buffet
3 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Dar instrucciones a los asistentes
2 personas
Evento
Atender la mesa de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Presentar la apertura
2 personas
Acompañar a los grupos a las aulas
6 personas
Supervisar las clases de observación
8 personas
Dar visitas guiadas
4 personas
Responder preguntas en los puntos de información
3 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir la cena
4 personas
Cerrar el programa
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar los locales
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración y la señalización
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Mostrador de registro
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 90
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 30
- Cubiertoscant. 80
- Tazas de cafécant. 50
- Cucharonescant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Altavoces portátilescant. 2
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
Artículos de oficina
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Bolígrafoscant. 80
- Folletos del programacant. 80
- Carpetas de presentacióncant. 10
- Portapapelescant. 10
- Cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Rotuladorescant. 12
- Carteles de flechascant. 20
Decoración
- Mantelescant. 10
- Guirnalda de banderinescant. 6
- Arreglos floralescant. 6
Iluminación
- Iluminación ambientalcant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Cubos de limpiezacant. 3
- Escoba y recogedorcant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el programa y la reserva de las salas antes de enviar las invitaciones; deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas.
- Haz una lista de asistencia definitiva 3 días antes. En ese momento prepara también las tarjetas de nombre, los programas impresos y las carpetas o portapapeles para el registro.
- Separa el catering por dieta antes de montar el buffet y marca cada grupo con claridad. Enfría las bebidas con varias horas de antelación y prepara termos, jarras de agua y vasos reutilizables.
- Distribuye el material por aula el día anterior: folletos, bolígrafos, tarjetas, cables, regletas y equipos de presentación. Así no tendrás que trasladar todo mientras llegan los visitantes.
- Haz una prueba completa de proyector, pantalla, portátil y altavoces al menos 60 minutos antes de empezar. Recorre también la ruta de acceso y coloca los carteles antes de abrir la mesa de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de acompañamiento?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar salas, coordinar docentes y enviar invitaciones. Cierra inscripciones y dietas aproximadamente 3 días antes del evento.
- ¿Cuándo debo preparar las tarjetas de nombre y los programas?
- Imprímelos cuando la lista de asistencia esté casi cerrada, normalmente entre 2 y 3 días antes. Deja algunas tarjetas en blanco para cambios o asistentes que se incorporen a última hora.
- ¿Cuándo se prueban las presentaciones y las pantallas?
- Haz una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de recibir al grupo. Comprueba el proyector, la pantalla, los portátiles, los cables, las regletas y los altavoces en cada sala que vaya a utilizarse.
- ¿Cuándo hay que montar el café y el buffet?
- Monta las mesas, la vajilla y el rincón del café entre 30 y 45 minutos antes del inicio. Coloca antes las bebidas frías y separa el catering por dieta para evitar confusiones durante la recepción.
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