Organiser une journée cocooning : le bon déroulé
Une journée cocooning réussie repose sur un planning précis, surtout si elle combine repas, activités et soins sur rendez-vous. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis ouvrez les inscriptions avant de réserver les créneaux de soins. Les besoins alimentaires, les allergies et la répartition des bénévoles doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance. Le jour J, gardez une marge pour l’installation de la salle, du buffet et des espaces de soins.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Choisir les activités et les soins
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Planifier les rendez-vous de soins
2 personnes
- 8
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 9
Envoyer les informations aux participants
- 10
Vérifier les allergies
2 personnes
- 11
Vérifier le matériel de soins
2 personnes
- 12
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 13
Faire les courses
3 personnes
- 14
Récupérer les produits frais
2 personnes
- 15
Laver et plier le linge de table
2 personnes
- 16
Imprimer le programme et la liste des participants
- 17
Nettoyer la salle de groupe
3 personnes
- 18
Nettoyer les salles de soins
2 personnes
- 19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 20
Installer les tables de soin
3 personnes
- 21
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
- 22
Installer la table du buffet et des boissons
2 personnes
- 23
Suspendre la décoration
2 personnes
- 24
Mettre la musique d'ambiance
- 25
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 26
Préparer les en-cas
4 personnes
- 27
Préparer le dîner
4 personnes
- 28
Installer le point café et thé
2 personnes
- 29
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
- 30
Accueillir les participants
4 personnes
- 31
Présenter le programme
2 personnes
- 32
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 33
Animer l’activité de détente
2 personnes
- 34
Réaliser des soins du visage
4 personnes
- 35
Réaliser des soins des mains et des pieds
4 personnes
- 36
Effectuer des massages
4 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Monter le buffet
3 personnes
- 40
Servir le dîner
5 personnes
- 41
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
- 42
Servir le dessert et le café
3 personnes
- 43
Prononcer le discours de remerciement
- 44
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 45
Rassembler les déchets
3 personnes
- 46
Vider les espaces
4 personnes
- 47
Faire la vaisselle
3 personnes
- 48
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 49
Sécher et ranger le matériel
2 personnes
- 50
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 51
Distribuer les restes
2 personnes
- 52
Remercier les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 55
- Porte-manteauxqté 2
- Tables de soinsqté 4
- Tabouretsqté 8
- Paraventsqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 60
- Assiettes à dessertqté 60
- Bol à soupeqté 60
- Couvertsqté 60
- Verres à boireqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Louchesqté 8
- Plats de maintien au chaudqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Rallongesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Éclairage d’ambianceqté 6
- Compositions floralesqté 8
- Panneau d’accueil
Catering
- Carafes d’eauqté 8
- Thermosqté 6
- Bacs à buffetqté 8
- Bacs à glaçonsqté 4
- Courses
Bien-être
- Peignoirsqté 30
- Serviettesqté 80
- Bains de piedsqté 4
- Miroirsqté 4
- Draps de massageqté 12
- Bacs de manucureqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
Conseils
- Bloquez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez des créneaux de soins de 30 à 45 minutes et gardez au moins 15 minutes entre deux rendez-vous pour éviter les retards en chaîne.
- Demandez les allergies et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la journée. Cela évite de modifier le buffet au dernier moment.
- Envoyez les informations pratiques 3 à 5 jours avant : heure d’arrivée, déroulé, tenue recommandée, repas prévu et créneau de soin attribué. Imprimez aussi une liste des participants et le programme pour l’accueil.
- Installez séparément la salle de groupe et les salles de soins. Prévoyez au moins 60 à 90 minutes avant l’arrivée du premier participant pour placer les tables, les chaises, les tables de soin, les paravents et le linge.
- Ne gardez pas les produits frais pour le matin même : faites les courses la veille et récupérez les produits très périssables le jour J. Mettez les boissons au frais dès l’installation et vérifiez les machines à café, bouilloires, rallonges et matériel de soins avant l’ouverture.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée cocooning ?
- Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les réservations du lieu, des soins et les inscriptions prennent généralement les deux premières semaines, puis il reste 7 jours pour confirmer les allergies, les bénévoles et les achats.
- Quand envoyer les invitations pour une journée cocooning ?
- Envoyez-les 3 semaines avant la date prévue, avec le programme provisoire et une date limite d’inscription fixée à 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de planifier les rendez-vous de soins et les quantités du buffet.
- Combien de temps prévoir pour installer une journée cocooning ?
- Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ajoutez 15 minutes de contrôle final pour les boissons, la vaisselle, la musique, les impressions et les espaces de soins.
- Comment organiser les rendez-vous de soins ?
- Attribuez un créneau précis à chaque participant, avec 15 minutes de battement entre deux rendez-vous de 30 à 45 minutes. Envoyez le créneau avec les informations pratiques 3 à 5 jours avant, puis affichez le planning à l’accueil.
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