Wellnessdag organiseren: een praktische checklist

Een wellnessdag vraagt om meer dan yogamatten en rustige muziek. Je regelt tegelijk workshops, massages, deelnemersinformatie, catering en meerdere sfeervolle ruimtes. Begin met datum, locatie en programma, en leg daarna begeleiders en tijdsloten vast. Verzamel dieetwensen, allergieën en andere aandachtspunten uiterlijk bij de aanmelding. Op de dag zelf werk je van een schone, geventileerde locatie naar een ingerichte ontvangst-, yoga- en meditatieruimte.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Begeleiders voor workshops vastleggen
2 personen
Massagebehandelingen inplannen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Allergieën en aandachtspunten noteren
Indeling van workshops maken
2 personen
Tijdsloten voor massages maken
2 personen
Bevestiging naar deelnemers sturen
Catering en hapjes bestellen
Benodigdheden controleren
2 personen
Boodschappenlijst afronden
Naamkaartjes voorbereiden
Programma en route delen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Verse hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes ventileren
2 personen
Vloeren en oppervlakken reinigen
2 personen
Yogaruimte inrichten
3 personen
Meditatieruimte inrichten
2 personen
Massageruimte inrichten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Ontvangstbalie klaarmaken
2 personen
Buffet en theestation klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Achtergrondmuziek testen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Ademhalingsworkshop begeleiden
2 personen
Yoga- en stretchsessie begeleiden
2 personen
Thee en fruit serveren
3 personen
Massagerondes uitvoeren
4 personen
Meditatiesessie begeleiden
2 personen
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
Servies en glazen ophalen
2 personen
Ontspanningssessie begeleiden
2 personen
Cadeautasjes uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Eten en dranken opruimen
2 personen
Ruimtes schoonmaken
3 personen
Meubilair terugzetten
3 personen
Wellnessmaterialen verzamelen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Restanten en decoratie opbergen
2 personen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 45
Ontvangsttafel
Massagetafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Waterglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Theepottenaantal 4
Serveerplankenaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 3
Draagbare speakersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8

Wellness

Yogamattenaantal 45
Meditatiekussensaantal 30
Dekensaantal 45
Oogkussensaantal 30
Handdoekenaantal 50
Kussenslopenaantal 30
Massageolieflessenaantal 6
Aromadiffusersaantal 4
Etherische olieflesjesaantal 8

Decoratie

Plantenaantal 12
Lichtslingersaantal 6
Theelichthoudersaantal 20
Naamkaartjesaantal 50
Programmapostersaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan massages in vaste tijdsloten en houd per behandeling extra wisseltijd vrij. Zo lopen deelnemers niet uit en blijft er ruimte om massagetafels, handdoeken en olie opnieuw klaar te zetten.
Stuur de bevestiging en het programma uiterlijk één week vooraf. Vermeld daarin de route, starttijd, workshopindeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Controleer de stroompunten vóór je de ruimtes inricht. Waterkokers, koffiezetapparaten, speakers, lampen en aromadiffusers vragen samen om meerdere stekkerdozen en verlengsnoeren.
Maak de cateringhoeveelheden pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Zet gekoelde dranken op tijd klaar en bereid verse hapjes zo dicht mogelijk op de start van de dag.
Richt de yogaruimte en meditatieruimte afzonderlijk in voordat deelnemers binnenkomen. Leg per plek matten, meditatiekussens, dekens en oogkussens klaar en houd looppaden vrij.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wellnessdag organiseren?: Leg de datum, locatie en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Begeleiders, massages en uitnodigingen volgen daarna, zodat je uiterlijk 2 weken voor de dag de aanmeldingen kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet ik reserveren voor een massage tijdens een wellnessdag?: Plan per behandeling het afgesproken behandeltijdslot plus minimaal 10 minuten wisseltijd. Bij 6 massages reserveer je dus minstens 6 extra wisselmomenten, zodat de planning niet direct uitloopt.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën uitvragen?: Vraag dieetwensen en allergieën meteen uit bij het openen van het aanmeldformulier. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de wellnessdag af, zodat catering en hapjes nog aangepast kunnen worden.
Wanneer richt ik de wellnessruimtes in?: Open de locatie minimaal 2 uur voor de ontvangst. Gebruik het eerste uur voor ventileren, reinigen en het plaatsen van tafels en stoelen; richt daarna de yoga- en meditatieruimte af en test apparatuur en verlichting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.