Checklist para organizar tu Día de bienestar

Un Día de bienestar necesita más coordinación que una jornada normal: hay talleres, tratamientos de masaje, horarios y preferencias alimentarias que encajar. Empieza cerrando la fecha, el programa y el lugar; después organiza monitores, inscripciones y franjas de masaje. En los días previos, confirma asistentes, compra lo que falta y prepara las salas de yoga y meditación. Esta checklist reúne 56 tareas y 38 elementos para avanzar en el orden adecuado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar
Asignar monitores para los talleres
2 personas
Programar tratamientos de masaje
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Anotar alergias y puntos de atención
Crear la distribución de los talleres
2 personas
Crear franjas horarias para masajes
2 personas
Enviar la confirmación a los participantes
Pedir el catering y los aperitivos
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Finalizar la lista de compras
Preparar tarjetas de nombre
Compartir el programa y la ruta
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos frescos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Ventilar los espacios
2 personas
Limpiar suelos y superficies
2 personas
Preparar la sala de yoga
3 personas
Montar la sala de meditación
2 personas
Montar la zona de masajes
2 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Preparar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar el bufé y la estación de té
3 personas
Preparar tarjetas con nombres
Probar la música de fondo

Evento

Recepción de participantes
3 personas
Presentar el programa
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
Coordinar el taller de respiración
2 personas
Dirigir la sesión de yoga y estiramientos
2 personas
Servir té y fruta
3 personas
Realizar rondas de masaje
4 personas
Guiar la sesión de meditación
2 personas
Reponer bebidas y snacks
2 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla y los vasos
2 personas
Guiar la sesión de relajación
2 personas
Repartir bolsas de regalo
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger la comida y las bebidas
2 personas
Limpiar espacios
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recopilar material de bienestar
2 personas
Apagar el equipo
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los restos y la decoración
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 45
Mesa de recepción
Mesas de masajecant. 3
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 50
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Teterascant. 4
Tablas para servircant. 6

Equipo

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 3
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Lámparas recargablescant. 8

Bienestar

Esterillas de yogacant. 45
Cojines de meditacióncant. 30
Mantascant. 45
Almohadillas para los ojoscant. 30
Toallascant. 50
Fundas de almohadacant. 30
Botellas de aceite de masajecant. 6
Difusores de aromaterapiacant. 4
Frascos de aceite esencialcant. 8

Decoración

Plantascant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Portavelascant. 20
Tarjetas de nombrecant. 50
Pósteres del programacant. 6

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de abrir las inscripciones. Define los talleres, sus horarios y la duración de cada masaje para que los participantes puedan elegir sin cambios de última hora.
Abre el formulario con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas, alergias y puntos de atención. Envía la confirmación cuando la distribución de talleres y las franjas de masaje estén cerradas.
Calcula el material por actividad y por turno: esterillas, cojines, mantas, toallas y almohadillas deben estar disponibles antes de que llegue el primer grupo. Reserva también mesas de masaje, fundas y aceite para cada tratamiento.
Haz la compra final cuando ya conozcas el número de inscritos. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos frescos el mismo día, mientras dejas listos vasos, tazas, platos, cubiertos y equipos de café.
Abre y ventila el lugar antes de montar las salas. Comprueba con antelación los altavoces, cables alargadores, regletas y lámparas recargables para no resolver problemas técnicos durante un taller.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de bienestar?: Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el lugar, asignar monitores y abrir las inscripciones. Deja los últimos 2 o 3 días para confirmar asistentes, finalizar compras y preparar los espacios.
¿Cuándo debo cerrar los horarios de talleres y masajes?: Cierra ambos horarios antes de enviar la confirmación a los participantes, idealmente 7 días antes del evento. Así puedes corregir solapamientos y cubrir los cambios de inscripción con tiempo.
¿Cuándo se prepara la sala de yoga y meditación?: Prepara la distribución el día anterior y haz una comprobación final entre 1 y 2 horas antes de abrir el lugar. Ventila, limpia las superficies y coloca esterillas, cojines, mantas y almohadillas según el número de asistentes.
¿Cuánta bebida y comida necesito para un Día de bienestar?: Calcula el número final de inscritos y añade un margen del 10 % para bebidas, aperitivos y vajilla. Confirma las cantidades con el catering después de cerrar las preferencias dietéticas y las alergias.

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