Forum des métiers : la checklist pour tout organiser

Un forum des métiers repose sur une coordination précise entre employeurs, formateurs, participants et bénévoles. Commence par fixer la date et le lieu, puis avance dans l’ordre : invitations, inscriptions, stands, programme et accueil. Prévois aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les indications d’accès et les câbles nécessaires aux présentations. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à vérifier avant l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les employeurs
3 personnes
Approcher les formateurs
2 personnes
Créer la liste des participants
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Inventorier les besoins du stand
2 personnes
Faire les réservations
Établir le programme
2 personnes
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Confirmer les présentateurs
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les indications d'accès
Rassembler le matériel d’information
3 personnes
Trier les brochures
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
2 personnes
Distribuer les supports de stand
2 personnes
Installer les stands d’information
10 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer l’espace de présentation
2 personnes
Donner le briefing de bienvenue
3 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Tenir le guichet d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Annoncer le programme
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Animer les présentations des métiers
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
3 personnes
Réapprovisionner les brochures
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Finaliser les participants
2 personnes
Accompagner le départ des visiteurs
3 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker le matériel restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 4
Tabouretsqté 12
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 2
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 4

Cuisine

Thermosqté 6
Ciseauxqté 8
Couteaux de cuisineqté 4
Planches à découperqté 4
Pincesqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Presse-papiersqté 30
Nappesqté 24
Numéros de standqté 30
Bannières de bienvenueqté 2
Panneaux indicateursqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 10
Bâtons de colle Prittqté 8
Marqueursqté 20
Stylos à billeqté 50
Rouleaux de cordeqté 4
Porte-brochuresqté 30
Panneaux d'informationqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Pied d’éclairageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les employeurs et les formateurs : il te faut au moins 2 à 3 semaines pour confirmer les intervenants, publier les inscriptions et établir le programme.
Ferme les inscriptions plusieurs jours avant le forum afin de traiter les demandes alimentaires, confirmer les participants et préparer les badges nominatifs sans travailler dans l’urgence.
Demande à chaque exposant ce dont son stand a besoin, puis vérifie sur place le nombre de tables, chaises, tabourets, prises et rallonges disponibles. Un ordinateur et un écran ne suffisent pas si le câble HDMI manque.
Teste toute la technique la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil : ordinateurs, écrans, câbles HDMI, multiprises et rallonges doivent fonctionner ensemble à leur emplacement définitif.
Prépare l’accueil avant l’ouverture : badges classés, plan des stands affiché, brochures triées et indications d’accès envoyées. Prévois aussi les machines à café, bouilloires, thermos et verres réutilisables pour éviter une file dès la première pause.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un forum des métiers ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer le lieu, contacter les employeurs et formateurs, ouvrir les inscriptions, confirmer les stands et tester le matériel.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un forum des métiers ?: Ferme-les 3 à 5 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, imprimer les badges et confirmer les participants.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un forum des métiers ?: Prévois au minimum une table et des chaises par stand, puis vérifie les besoins spécifiques en tabourets, écran, ordinateur, prises et rallonges. Demande l’inventaire à chaque employeur avant de faire les réservations.
Quand tester la technique avant un forum des métiers ?: Fais un premier test la veille, puis une vérification finale 2 heures avant l’ouverture. Contrôle notamment les ordinateurs portables, écrans, câbles HDMI, multiprises et rallonges.

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