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Berufe-Markt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Berufe-Markt braucht mehr als bestätigte Arbeitgeber und ein paar Tische. Du koordinierst Ausbilder, Anmeldungen, Standflächen, Programm, Technik und Besucherinformationen in der richtigen Reihenfolge. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Bedarf und Zusagen der Aussteller und schließe die Vorbereitung mit einem Technik- und Materialcheck ab. Diese Checkliste führt dich durch die 65 Aufgaben und 46 benötigten Dinge des Plans.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Arbeitgeber kontaktieren

    3 Personen

  • Ausbilder kontaktieren

    2 Personen

  • Teilnehmerliste erstellen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbeplakat verteilen

    3 Personen

  • Social-Media-Ankündigung posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Bedarf am Stand ermitteln

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmer bestätigen

    2 Personen

  • Freiwillige einplanen

    2 Personen

  • Moderatoren bestätigen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Informationsmaterial zusammenstellen

    3 Personen

  • Flyer sortieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Empfangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Schilder und Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Standmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Informationsstände einrichten

    10 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Präsentationsraum vorbereiten

    2 Personen

  • Begrüffungsbriefing geben

    3 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    4 Personen

  • Registrierungsdesk besetzen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Berufspräsentationen begleiten

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    3 Personen

  • Prospekte nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Teilnehmende abschließen

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    3 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übriges Material einlagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 4
  • HockerAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 100
  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
  • Mehrweg-TellerAnz. 120
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
  • ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • LaptopsAnz. 3
  • BildschirmeAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • USB-SticksAnz. 4

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • ScherenAnz. 8
  • KüchenmesserAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 60
  • KlemmbretterAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 24
  • StandnummernAnz. 30
  • WillkommensbannerAnz. 2
  • WegweiserAnz. 12
  • KlebebandrollenAnz. 10
  • PrittstifteAnz. 8
  • MarkerAnz. 20
  • KugelschreiberAnz. 50
  • SeilrollenAnz. 4
  • ProspekthalterAnz. 30
  • InfotafelnAnz. 20

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichtständerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre den Bedarf jedes Stands frühzeitig: Für Arbeitgeber mit Laptop, Bildschirm oder Präsentationsmaterial brauchst du Strom, HDMI-Kabel und passende Tischflächen. Plane die Standaufteilung erst, wenn diese Angaben vorliegen.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular nicht ohne Frist. Lege mindestens 7 Tage vor dem Markt einen Termin für Anmeldeschluss und Teilnehmerbestätigung fest, damit Namensschilder, Ernährungswünsche und Sitzplätze rechtzeitig vorbereitet werden können.
  • Teste die Technik spätestens am Vortag. Prüfe jeden Laptop, Bildschirm, USB-Stick und jedes HDMI- sowie Verlängerungskabel gemeinsam, statt erst beim Öffnen der Location nach fehlenden Anschlüssen zu suchen.
  • Bereite Besucherunterlagen nach Zielgruppe vor und sortiere Flyer getrennt nach Stand oder Berufsfeld. Eine versendete Wegbeschreibung und sichtbare Standnummern sparen am Veranstaltungstag viele Rückfragen.
  • Plane Freiwillige mit festen Zeitfenstern ein: mindestens eine Person für den Empfang, eine für die Technik und eine für die Verpflegung. Öffne die Location früh genug, damit Tische, Stühle, Tischdecken und Namensschilder vor dem Einlass stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Berufe-Markt organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und der Kontaktaufnahme zu Arbeitgebern und Ausbildern. Die Anmeldung, Standplanung und Teilnehmerbestätigung sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann sollte die Anmeldung für einen Berufe-Markt enden?
Setze den Anmeldeschluss etwa 7 bis 10 Tage vor dem Markt. So bleiben dir mehrere Tage, um Anmeldungen zu prüfen, Ernährungswünsche zu erfassen und Namensschilder sowie Standnummern vorzubereiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Berufe-Markts?
Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor dem Einlass ein. Tische, Stühle, Biertische, Bildschirme, Informationsmaterial und Verpflegung brauchen getrennte Aufbau- und Kontrollschritte.
Was muss man am Tag vor dem Berufe-Markt prüfen?
Kontrolliere am Vortag die Technik, Standaufteilung, Materialien und Wegbeschreibung. Prüfe außerdem, ob für jeden Stand die benötigten Tische, Kabel, Bildschirme und Informationsunterlagen bereitliegen.

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