Feria de profesiones: checklist para organizarla

Organizar una feria de profesiones requiere coordinar empresas, centros de formación, asistentes y varios stands en el mismo día. Esta checklist reúne las tareas y materiales necesarios, desde fijar la fecha y abrir las inscripciones hasta probar la técnica y preparar el espacio. El orden ayuda a detectar a tiempo los datos que faltan, las necesidades de cada participante y los turnos de voluntariado. También encontrarás los puntos que suelen dejarse para el final, como los nombres, la señalización y las indicaciones de llegada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los empleadores
3 personas
Contactar con los formadores
2 personas
Crear lista de participantes
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir el cartel promocional
3 personas
Publicar anuncio en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Inventariar las necesidades del stand
2 personas
Hacer reservas
Elaborar el programa
2 personas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Confirmar participantes
2 personas
Programar voluntarios
2 personas
Confirmar presentadores
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Enviar indicaciones
Reunir material informativo
3 personas
Clasificar folletos
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar los materiales
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Colocar carteles y flechas de ruta
2 personas
Repartir materiales del stand
2 personas
Montar los puestos informativos
10 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la sala de presentaciones
2 personas
Dar la sesión de bienvenida
3 personas
Recepción de participantes
4 personas
Atender el mostrador de registro
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Anunciar el programa
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Coordinar las presentaciones de profesiones
2 personas
Responder preguntas de los visitantes
3 personas
Reponer folletos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Cerrar la inscripción de participantes
2 personas
Acompañar la despedida de los visitantes
3 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Seguimiento

Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el material sobrante
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 4
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 100
Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 120
Cubiertos reutilizablescant. 150
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Portátilescant. 3
Pantallascant. 2
Cables HDMIcant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 10
Memorias USBcant. 4

Cocina

Termoscant. 6
Tijerascant. 8
Cuchillos de cocinacant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Pinzascant. 6
Bandejas de servircant. 12

Decoración

Tarjetas de nombrecant. 60
Portapapelescant. 30
Mantelescant. 24
Números de standcant. 30
Banners de bienvenidacant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 10
Pegamentos Prittcant. 8
Rotuladores fosforescentescant. 20
Bolígrafoscant. 50
Rollos de cuerdacant. 4
Portafolletoscant. 30
Paneles informativoscant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Atriles de iluminacióncant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con empleadores y formadores: necesitarás esos datos para las invitaciones, el formulario y el cartel promocional.
Pregunta por las necesidades de cada stand al confirmar la participación. Hazlo al menos 7 días antes para ajustar mesas, sillas, pantallas, portátiles y conexiones eléctricas.
Publica el programa y el plano de puestos cuando las inscripciones estén avanzadas, y envía las indicaciones de llegada entre 3 y 5 días antes del evento.
Prepara las tarjetas de nombre, los números de stand, los folletos clasificados y los portapapeles como mínimo 1 día antes. Son elementos fáciles de olvidar y difíciles de improvisar al abrir el recinto.
Prueba pantallas, portátiles, cables HDMI, alargadores y regletas el día anterior. Reserva también tiempo para abrir la ubicación, colocar las mesas y revisar que cada stand tenga su material.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una feria de profesiones?: Empieza al menos 6 semanas antes. Durante las dos primeras semanas fija la fecha y el lugar, contacta con empleadores y formadores, y prepara la lista de participantes.
¿Cuándo se deben abrir las inscripciones para una feria de profesiones?: Abre el formulario entre 4 y 5 semanas antes del evento. Déjalo disponible al menos 2 semanas y reserva los últimos 7 días para confirmar asistentes y recoger preferencias dietéticas.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria de profesiones?: El día anterior prepara tarjetas de nombre, folletos, números de stand y materiales informativos. También prueba la técnica, carga los portátiles, revisa los cables y comprueba el plano de puestos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar una feria de profesiones?: Programa al menos 1 voluntario para la recepción y 1 persona por cada 8 a 10 stands durante la llegada. Añade una persona de apoyo para resolver incidencias y sustituir descansos.

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