Checklist pour organiser un forum de l’emploi

Un forum de l’emploi se prépare dans un ordre précis : confirmer le lieu, recruter les entreprises, ouvrir les inscriptions, puis organiser les stands et l’accueil. Prévoyez aussi les besoins techniques, les repas et les documents imprimés avant la dernière semaine. Cette checklist regroupe 77 tâches et 69 fournitures pour suivre l’organisation sans oublier les détails qui bloquent souvent le jour J. Utilisez-la pour avancer étape par étape, des premiers contacts au rangement final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les informations de l’entreprise
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Réserver le mobilier
Commander le catering
Recenser les besoins techniques
Consigner le programme et les horaires
2 personnes
Rassembler les intervenants et les présentations
Publier les informations de stationnement
Envoyer un rappel aux visiteurs
Envoyer un rappel aux exposants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de visiteurs
Imprimer les listes des exposants
Composer les dossiers d’information
2 personnes
Vérifier le matériel promotionnel
Vérifier la commande traiteur
Rassembler le matériel
2 personnes
Recharger les ordinateurs portables et les tablettes
Faire les courses
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer les emplacements
2 personnes
Installer les panneaux de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre en place le buffet et les amuse-bouches
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
Préparer la présentation d'ouverture
2 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Installer l’apéritif du soir
3 personnes
Servir l’apéritif du soir
3 personnes
Accompagner le départ des exposants
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants
Envoyer un e-mail de suivi aux visiteurs
Archiver les données d’inscription
Vérifier et traiter les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Tables pour les visiteursqté 12
Chaisesqté 180
Comptoir d'inscriptionqté 2
Bureau d’information
Portantsqté 4
Tabouretsqté 24
Nappesqté 36
Poubellesqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 8
Cliqueur de présentationqté 2
Imprimante
Terminaux de paiementqté 2
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 18
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Décoration

Panneaux de standqté 24
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 12
Badges nominatifsqté 220
Porte-badgesqté 220
Bannières de comptoirqté 3
Plantesqté 12
Drapeauxqté 8
Pancartes de tableqté 36
Pâte adhésiveqté 6
Ciseauxqté 6
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Caisses réfrigéréesqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balances de cuisineqté 2
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Supports de sacs poubelleqté 12

Éclairage

Lampadairesqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les entreprises : les exposants doivent connaître les horaires, l’accès et les conditions d’installation dès leur inscription.
Ouvrez les inscriptions suffisamment tôt pour traiter les informations de chaque entreprise, les besoins alimentaires et les demandes techniques avant d’attribuer les numéros de stand.
Finalisez le plan du salon après confirmation des exposants. Prévoyez des zones clairement identifiées pour l’inscription, l’information, les visiteurs et les présentations.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges au moins 24 heures avant l’ouverture. Gardez aussi les chargeurs et multiprises au même point de contrôle.
Envoyez un rappel aux visiteurs et aux exposants quelques jours avant le forum avec les horaires, le stationnement et les consignes d’arrivée. Imprimez ensuite les listes, badges et dossiers d’information.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum de l’emploi ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, contacter les entreprises, ouvrir les inscriptions et réserver le mobilier et le matériel technique.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Essayez de confirmer les exposants 3 à 4 semaines avant le forum. Vous pourrez alors établir le plan du salon, attribuer les stands, commander le catering et préparer les listes et badges.
Quand envoyer les rappels aux visiteurs et aux entreprises ?: Envoyez un premier rappel aux visiteurs environ 7 jours avant l’événement, puis un dernier rappel 24 à 48 heures avant. Les exposants doivent recevoir les horaires d’installation et les informations pratiques au moins une semaine à l’avance.
Quand tester le matériel technique d’un forum de l’emploi ?: Faites un test complet la veille, puis vérifiez les branchements le matin même. Contrôlez notamment les ordinateurs, tablettes, microphones, haut-parleurs, vidéoprojecteur, rallonges, multiprises et terminaux de paiement.

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