Checklist para organizar una feria de empleo sin olvidos

Organizar una feria de empleo requiere coordinar empresas, visitantes, puestos, horarios y necesidades técnicas al mismo tiempo. Esta checklist reúne 77 tareas y 69 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde confirmar la fecha y el lugar hasta preparar el registro. Incluye también los detalles que suelen llegar tarde: datos de los expositores, preferencias dietéticas, plano de stands, estacionamiento, acreditaciones y recordatorios. Úsala como guía de trabajo y adapta las cantidades al número de empresas y visitantes inscritos.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Contactar con las empresas participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recopilar datos de la empresa
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
Crear el plano de la feria
2 personas
Asignar números de stand
Hacer reservas de mobiliario
Pedir el catering
Recopilar los requisitos técnicos
Definir el programa y los horarios
2 personas
Recopilar ponentes y presentaciones
Publicar información de estacionamiento
Enviar recordatorio a los visitantes
Enviar recordatorio a los expositores
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir listas de visitantes
Imprimir listas de expositores
Preparar los paquetes informativos
2 personas
Comprobar el material promocional
Revisar el pedido de catering
Reunir los materiales
2 personas
Cargar laptops y tablets
Hacer la compra
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
Colocar carteles de stand
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet y los aperitivos
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
Preparar la presentación de apertura
2 personas
Atender la mesa de registro
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Atender el mostrador de información
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar presentaciones
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar las instalaciones sanitarias
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Preparar el cóctel de la tarde
3 personas
Servir la bebida de la tarde
3 personas
Guiar la despedida de los expositores
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar la técnica
2 personas
Refrigerar la catering sobrante
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Enviar un correo de agradecimiento a los expositores
Enviar correo de seguimiento a los visitantes
Archivar datos de inscripción
Revisar y procesar facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 24
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 180
Mostrador de registrocant. 2
Mostrador de información
Percheroscant. 4
Taburetescant. 24
Mantelescant. 36
Papeleracant. 12

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadorescant. 8
Clic de presentacióncant. 2
Impresora
Datáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 180
Vasos para aguacant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de servircant. 18
Cucharonescant. 12
Jarras de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 12

Decoración

Carteles de standcant. 24
Cartel de bienvenida
Señales de orientacióncant. 12
Tarjetas de nombrecant. 220
Portabadgescant. 220
Banners del mostradorcant. 3
Plantascant. 12
Banderascant. 8
Carteles de mesacant. 36
Masilla adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Rollos de cuerdacant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cajas isotérmicascant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Básculas de cocinacant. 2
Abrebotellascant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Soportes para bolsas de basuracant. 12

Iluminación

Lámparas de piecant. 8
Guirnalda de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la fecha, el lugar y la participación de las empresas. Intenta tener confirmados los expositores antes de publicar el formulario de inscripción, porque sus perfiles y requisitos técnicos afectan al plano y al programa.
Define el plano cuando conozcas el número de stands. Asigna un número a cada puesto y fija con antelación mesas, sillas, taburetes, mostradores, percheros y tomas eléctricas para evitar cambios durante el montaje.
Pide los datos de cada empresa y sus necesidades técnicas con tiempo suficiente para probar portátiles, proyectores, pantallas, altavoces, micrófonos, cables y regletas. Reserva también cargadores y un clic de presentación si habrá ponencias.
No dejes el catering para la última semana. Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y calcula por separado tazas de café, vasos de agua, platos, cubiertos, bandejas y neveras portátiles según el número final de asistentes.
Envía dos recordatorios distintos: uno a los visitantes y otro a los expositores. Incluye horario, ubicación, estacionamiento y qué debe llevar cada empresa; imprime las listas, tarjetas de nombre y paquetes informativos después del cierre de inscripciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza al menos 8 semanas antes. Ese margen permite confirmar empresas, abrir inscripciones, contratar mobiliario y catering, recopilar requisitos técnicos y enviar la promoción sin trabajar con datos provisionales.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de empleo?: Cierra el registro entre 5 y 7 días antes del evento. Así puedes imprimir listas de visitantes, tarjetas de nombre y paquetes informativos, además de ajustar el catering y la distribución de los puestos.
¿Qué material técnico hace falta para una feria de empleo?: Como mínimo, revisa un portátil o tablet para el registro, cables alargadores, regletas y cargadores. Si hay presentaciones, añade proyector, pantalla, altavoces, micrófonos y un clic de presentación, y prueba todo el mismo día del montaje.
¿Cuándo enviar los recordatorios a visitantes y expositores?: Envía el recordatorio a los expositores entre 5 y 7 días antes, con horarios de montaje, número de stand y requisitos técnicos. Manda el de visitantes entre 2 y 3 días antes e incluye ubicación, estacionamiento y hora de apertura.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.