Jobmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Jobmesse steht und fällt mit guter Vorbereitung: Unternehmen brauchen klare Standinformationen, Besucher verlässliche Angaben zu Anmeldung, Anreise und Programm. Lege zuerst Datum und Ort fest, gewinne die Aussteller und veröffentliche dann die Anmeldung. In den letzten Wochen geht es vor allem um Standplan, Technik, Catering, Namensschilder und Infopakete. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Organisation und zeigt, was häufig zu spät erledigt wird.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
Teilnehmende Unternehmen ansprechen
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
Poster verteilen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Firmendaten sammeln
Ernährungswünsche erfassen
Standbetreiber bestätigen
Messeplan erstellen
2 Personen
Standnummern zuweisen
Möbelreservierungen vornehmen
Catering bestellen
Technische Anforderungen erfassen
Programm und Zeiten festlegen
2 Personen
Referenten und Präsentationen zusammentragen
Parkinformationen veröffentlichen
Erinnerung an Besucher senden
Erinnerung an Aussteller senden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Besucherlisten drucken
Ausstellerlisten drucken
Infopakete zusammenstellen
2 Personen
Werbematerial prüfen
Cateringbestellung prüfen
Materialien zusammenstellen
2 Personen
Laptops und Tablets aufladen
Einkaufen gehen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Standplätze markieren
2 Personen
Stand-Schilder aufstellen
2 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Technik anschließen
2 Personen
Präsentationen testen
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Buffet und Häppchen vorbereiten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
Eröffnungspräsentation vorbereiten
2 Personen
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Infostand besetzen
2 Personen
Garderobe verwalten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Präsentationen betreuen
2 Personen
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Sanitäre Anlagen kontrollieren
Besucherströme lenken
2 Personen
Abend-Getränkerunde vorbereiten
3 Personen
Abendgetränk servieren
3 Personen
Abschied von Standbetreibern begleiten
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

Standmaterial sammeln
4 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Technik ausschalten
2 Personen
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
2 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Location reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zurückbringen
2 Personen
Geliehene Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Dankesmail an Aussteller senden
Nachfassmail an Besucher senden
Anmeldedaten archivieren
Rechnungen prüfen und verarbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StehtischeAnz. 24
BesuchertischeAnz. 12
StühleAnz. 180
RegistrierungsthekeAnz. 2
Infostand
GarderobenständerAnz. 4
HockerAnz. 24
TischdeckenAnz. 36
AbfallbehälterAnz. 12

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadegeräteAnz. 8
PräsentationsklickerAnz. 2
Drucker
KartenlesegeräteAnz. 2
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 180
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServierschalenAnz. 18
ServierlöffelAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Dekoration

StandbeschilderungAnz. 24
Willkommensschild
Wegweiser-SchilderAnz. 12
NamensschilderAnz. 220
BadgehalterAnz. 220
ThekenbannerAnz. 3
PflanzenAnz. 12
FahnenAnz. 8
TischschilderAnz. 36
KlebestiftAnz. 6
ScherenAnz. 6
KlebebandrollenAnz. 12
SeilrollenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
KühlkistenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
KüchenwaagenAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4
PapierhandtuchspenderAnz. 6
MüllbeutelhalterAnz. 12

Beleuchtung

StehlampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Datum und Ort mindestens 12 Wochen vor der Messe. Erst danach solltest du Einladungen, Poster und Social-Media-Werbung starten, damit alle Informationen übereinstimmen.
Gib den Unternehmen eine feste Rückmeldefrist, spätestens 6 Wochen vor dem Termin. Sammle dabei Firmendaten, technische Anforderungen und Angaben zu Präsentationen in einem Formular.
Erstelle den Messeplan etwa 4 Wochen vorher und weise die Standnummern direkt zu. Plane neben Stehtischen, Besuchertischen und Stühlen auch Wege zur Registrierung, zum Infostand und zur Garderobe ein.
Bestelle Catering nicht erst in der letzten Woche. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und kläre spätestens 10 Tage vor der Messe die benötigte Menge an Geschirr, Getränken und Servierschalen.
Teste Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mikrofone, Laptops und Präsentationsklicker mindestens 2 Stunden vor Einlass. Lege außerdem Verlängerungskabel, Ladegeräte und Ersatzlösungen für die Registrierung bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Jobmesse organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit bestätigst du Datum und Ort, sprichst Unternehmen an und legst die Anmeldung an. Die Ausstellerzahl sollte spätestens 6 Wochen vorher feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Jobmesse online gehen?: Veröffentliche das Anmeldeformular etwa 10 bis 12 Wochen vor der Messe. So bleiben mindestens 6 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen, Firmendaten und Ernährungswünsche. Verschicke 7 bis 10 Tage vor dem Termin eine Erinnerung an die Besucher.
Wann erstellt man den Standplan für eine Jobmesse?: Erstelle den Messeplan ungefähr 4 Wochen vor der Veranstaltung, sobald die wichtigsten Aussteller bestätigt sind. Weise die Standnummern spätestens 3 Wochen vorher zu und sende jedem Unternehmen seine Standinformationen.
Was muss am Tag der Jobmesse vorbereitet sein?: Plane mindestens 2 Stunden Aufbauzeit vor dem Einlass ein. Stelle Registrierungstheke, Namensschilder, Besucher- und Ausstellerlisten, Infopakete sowie Technik bereit. Prüfe Lautsprecher, Mikrofone und Präsentationen vor Beginn vollständig.

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