Formation et réunion : la checklist pour tout préparer

Une formation suivie d’une réunion demande plus qu’une salle et un ordre du jour. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports de travail et la technique, puis installer l’espace avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les étapes dans un ordre pratique, de la réservation de la salle au rangement du matériel. Utilise-la pour éviter les oublis de dernière minute, notamment les câbles, les badges et les documents imprimés.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle d’entraînement
Fixer la date de l’entraînement
Établir la liste des participants
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
Préparer la présentation
Sélectionner les exercices
2 personnes
Dresser les plans de travail
Imprimer les feuilles de travail
Créer des badges nominatifs
Tester la technique
2 personnes
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Confirmer le lieu et l'itinéraire
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer l'écran de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

Accueil des participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Distribuer les badges
Ouvrir l'entraînement
Former aux techniques de réunion
Servir la pause-café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer les exercices pratiques
2 personnes
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Animer les jeux de rôle
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Clore la formation
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Ranger la nourriture restante du catering
Rendre les articles empruntés
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Nappeqté 6
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongeqté 3
Multipriseqté 3
Présentateur sans fil
Enceinte portable

Présentation

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Tableau blanc

Matériel d’écriture

Marqueurs pour tableau blancqté 12
Stylosqté 24
Crayonsqté 24
Gommesqté 12
Post-itqté 10
Marqueursqté 12

Matériel d'impression

Feuilles de travailqté 24
Cartes du programmeqté 24
Badges nominatifsqté 24
Liste de présenceqté 2
Formulaires d’évaluationqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à eauqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 6
Carafeqté 2

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièreqté 2
Planche à découperqté 2
Couteau à painqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons microfibresqté 6
Évier de vaisselle
Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Porte-rouleau d’essuie-tout

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle au moins 3 à 4 semaines à l’avance. Vérifie la capacité, les tables, les chaises, l’écran de projection et les prises disponibles avant d’envoyer les invitations.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant la formation. Garde une liste de présence actualisée et transmets les informations pratiques aux participants quelques jours avant.
Prépare le programme, les exercices et les plans de travail au moins 5 jours avant. Imprime ensuite les feuilles de travail, les cartes du programme, les badges et les formulaires d’évaluation selon le nombre confirmé de participants, avec quelques exemplaires en réserve.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, le câble HDMI, le présentateur sans fil et l’enceinte 24 à 48 heures avant. Emporte aussi une rallonge et une multiprise : les prises accessibles sont souvent moins nombreuses que prévu.
Le jour J, arrive 60 à 90 minutes avant le début. Installe les tables et les chaises, branche la technique, prépare le matériel de travail, mets les boissons au frais et place les en-cas avant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation et une réunion ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, surtout si les participants doivent réserver du temps ou se déplacer. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer le catering et les documents.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Prévois 60 à 90 minutes sur place avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de la technique, la préparation des supports et la mise en place des boissons et des en-cas.
Quand imprimer les supports d’une formation ?: Imprime les feuilles de travail, les cartes du programme, les badges et les formulaires d’évaluation 2 à 3 jours avant. Utilise le nombre d’inscrits confirmé et ajoute 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Que faut-il tester avant une réunion avec présentation ?: Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le présentateur sans fil et l’enceinte 24 à 48 heures avant. Refais un contrôle rapide le matin même et garde une rallonge ainsi qu’une multiprise disponibles.

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