Meeting-Training organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Trainingsraum mindestens 3 bis 4 Wochen vorher fest. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Sitzplätze, Präsentationsbildschirm, Steckdosen und den Weg zum Raum.
• Verschicke die Einladungen früh und setze eine Anmeldefrist etwa 7 bis 10 Tage vor dem Training. So bleiben dir noch einige Tage, um Teilnehmerinformationen und Ernährungswünsche zu sammeln.
• Bereite Präsentation, Übungen und Arbeitsblätter spätestens 3 Tage vorher fertig vor. Drucke die Unterlagen nicht erst am Morgen aus und lege pro Person mindestens ein Exemplar sowie einige zusätzliche Blätter bereit.
• Teste Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Presenter und Lautsprecher 1 bis 2 Tage vorher gemeinsam. Ein Verlängerungskabel und eine Steckdosenleiste gehören ebenfalls in die Technikprüfung, weil im Raum oft eine Steckdose fehlt.
• Plane den Aufbau am Trainingstag mit mindestens 60 Minuten Vorlauf. Stelle Tische und Stühle auf, beschrifte die Plätze, lege Schreibmaterialien bereit und stelle Wasser, Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck vor Beginn bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Meeting-Training planen?

Beginne idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher mit Raum, Datum und Teilnehmerliste. Die Einladungen sollten spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Termin verschickt werden.

Wann sollte ich die Teilnehmer eines Trainings einladen?

Verschicke die Einladungen 2 bis 3 Wochen vor dem Training und setze eine Anmeldefrist 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Dadurch bleibt Zeit für Rückfragen, Ernährungswünsche und die endgültige Teilnehmerinformation.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Meeting-Trainings?

Rechne mit mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Präsentationstechnik, Materialien und Getränke. Bei einem neuen Raum oder umfangreicher Technik sind 90 Minuten sicherer.

Wann sollte die Technik für ein Training getestet werden?

Teste Laptop, Beamer, HDMI-Kabel, Presenter und Lautsprecher 1 bis 2 Tage vorher. Prüfe am Trainingstag zusätzlich kurz Bild, Ton und Stromversorgung, bevor die ersten Teilnehmer eintreffen.

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