Vergadertraining organiseren: checklist van planning tot start

Een vergadertraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een ruimte en een presentatie. Leg eerst datum, ruimte en deelnemers vast en werk daarna het programma, de oefeningen en de materialen uit. In de laatste week controleer je aanmeldingen, dieetwensen, techniek en route-informatie. Op de trainingsdag zelf draait alles om een logische opstelling, werkmateriaal op tafel en een geteste presentatie. Met deze checklist zie je welke stappen je in welke volgorde regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Trainingsruimte reserveren
Trainingsdatum vastleggen
Deelnemerslijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Trainingsprogramma uitwerken
2 personen
Presentatie voorbereiden
Oefeningen selecteren
2 personen
Werkbladen opmaken
Werkbladen afdrukken
Naamkaartjes maken
Techniek testen
2 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Ruimte en route bevestigen
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Presentatiescherm opstellen
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen

Event

Ontvangst deelnemers
2 personen
Aanwezigheid registreren
Naamkaartjes uitdelen
Training openen
Vergadertechnieken trainen
Koffiepauze serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Praktijkoefeningen begeleiden
2 personen
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
Diner serveren
3 personen
Servies verzamelen
2 personen
Rollenspellen begeleiden
2 personen
Vragenronde begeleiden
Training afsluiten
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Overgebleven catering opruimen
Geleende spullen retourneren
Deelnemersmateriaal nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Tafelkleedaantal 6
Kledingrek

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoeraantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Draadloze presenter
Draagbare speaker

Presentatie

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Whiteboard

Schrijfmaterialen

Whiteboardmarkersaantal 12
Pennenaantal 24
Potlodenaantal 24
Gummenaantal 12
Sticky notesaantal 10
Markeerstiftenaantal 12

Printmateriaal

Werkbladenaantal 24
Programmakaartenaantal 24
Naamkaartjesaantal 24
Aanwezigheidslijstaantal 2
Evaluatieformulierenaantal 24

Servies

Koffiekopjesaantal 24
Waterglazenaantal 24
Bordenaantal 24
Besteksetsaantal 24
Serveerschalenaantal 6
Schenkkanaantal 2

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkoker
Thermoskanaantal 3
Koelboxaantal 2
Snijplankaantal 2
Broodmesaantal 2
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Microvezeldoekenaantal 6
Afwasbak
Handzeepdispenseraantal 2
Handdoekrolhouder

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de trainingsdatum en ruimte eerst vast. Verstuur de uitnodiging zodra het programma op hoofdlijnen staat, zodat je tijd houdt om aanmeldingen en dieetwensen te verwerken.
Werk het programma uit vóór je de presentatie en werkbladen afrondt. Plan per onderdeel een duidelijke oefening en reserveer tijd voor vragen, pauzes en evaluatie.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos uiterlijk één werkdag vooraf. Neem ook een flip-over of whiteboard met markers mee als alternatief.
Maak per deelnemer een naamkaartje, programmakaart en set werkbladen klaar. Leg daarnaast pennen, potloden, gummen, sticky notes en markeerstiften op tafel; losse schrijfmaterialen worden vaak pas bij de start gemist.
Bevestig ruimte en route opnieuw in de laatste week en zet dranken koud voordat deelnemers binnenkomen. Richt tafels, stoelen, presentatiescherm en techniek minstens 30 minuten voor de start in.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergadertraining organiseren?: Leg de datum en trainingsruimte bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna meteen, zodat je uiterlijk 1 week voor de training de deelnemerslijst en dieetwensen kunt afronden.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een vergadertraining voor te bereiden?: Reken op 4 tot 6 weken voor de volledige voorbereiding en minimaal 1 werkdag voor de technische test. Reserveer op de trainingsdag zelf minstens 30 minuten voor opbouw en controle.
Wat moet ik voor een vergadertraining printen?: Print voor iedere deelnemer werkbladen, een programmakaart en een naamkaartje. Houd daarnaast één extra exemplaar per 10 deelnemers achter de hand voor beschadigde of vergeten materialen.
Wanneer regel ik catering en dieetwensen voor een vergadertraining?: Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en bestel de catering uiterlijk 1 week vooraf. Controleer de bestelling de dag ervoor en zet dranken en hapjes vóór de ontvangst klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.