Organiser une formation et une réunion sans rien oublier

Une formation suivie d’une réunion demande plus qu’une réservation de salle. Il faut verrouiller la date, les participants et leurs besoins avant de préparer le programme, les supports et la logistique. Commencez par le contenu, puis faites confirmer le lieu et testez la technique avant l’arrivée du groupe. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis fréquents : inscriptions non traitées, feuilles manquantes, câbles incompatibles ou pauses mal préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver la salle d’entraînement
2
Fixer la date de l’entraînement
3
Établir la liste des participants
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer les informations aux participants
8
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
9
Préparer la présentation
10
Sélectionner les exercices
2 personnes
11
Dresser les plans de travail
12
Imprimer les feuilles de travail
13
Créer des badges nominatifs
14
Tester la technique
2 personnes
15
Commander le catering
16
Faire les courses
2 personnes
17
Vérifier le matériel
2 personnes
18
Confirmer le lieu et l'itinéraire
19
Mettre les boissons au frais
20
Préparer les en-cas
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
2 personnes
23
Installer l'écran de présentation
2 personnes
24
Brancher la technique
2 personnes
25
Préparer le matériel de travail
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

27
Accueil des participants
2 personnes
28
Enregistrer la présence
29
Distribuer les badges
30
Ouvrir l'entraînement
31
Former aux techniques de réunion
32
Servir la pause-café
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
34
Encadrer les exercices pratiques
2 personnes
35
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
36
Servir le dîner
3 personnes
37
Rassembler la vaisselle
2 personnes
38
Animer les jeux de rôle
2 personnes
39
Animer la séance de questions-réponses
40
Clore la formation
41
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
45
Éteindre la technique
2 personnes
46
Nettoyer l’espace
2 personnes
47
Rapporter le matériel
2 personnes
48
Ranger la nourriture restante du catering
49
Rendre les articles empruntés
50
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Nappeqté 6
Portant à vêtements

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongeqté 3
Multipriseqté 3
Présentateur sans fil
Enceinte portable

Présentation

Paperboardqté 2
Papier pour chevaletqté 4
Tableau blanc

Matériel d’écriture

Marqueurs pour tableau blancqté 12
Stylosqté 24
Crayonsqté 24
Gommesqté 12
Post-itqté 10
Marqueursqté 12

Matériel d'impression

Feuilles de travailqté 24
Cartes du programmeqté 24
Badges nominatifsqté 24
Liste de présenceqté 2
Formulaires d’évaluationqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à eauqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24
Plateaux de serviceqté 6
Carafeqté 2

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Thermosqté 3
Glacièreqté 2
Planche à découperqté 2
Couteau à painqté 2
Pinces de serviceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Chiffons microfibresqté 6
Évier de vaisselle
Distributeur de savon pour les mainsqté 2
Porte-rouleau d’essuie-tout

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la date et la salle, puis envoyez les invitations avec un délai de réponse précis. Traitez les inscriptions au fur et à mesure afin de connaître le nombre réel de participants et leurs besoins alimentaires.
Préparez le programme avant les supports : sélectionnez les exercices, répartissez les temps de travail et imprimez ensuite les feuilles, cartes du programme, badges et formulaires d’évaluation.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et le présentateur sans fil au moins 24 heures avant. Un branchement vérifié sur place le jour même laisse rarement le temps de résoudre un problème.
Prévoyez l’installation de la salle avec des tables, des chaises et un espace visible pour le paperboard ou le tableau blanc. Gardez les stylos, marqueurs, post-it et feuilles de travail à portée de main plutôt que dans un carton fermé.
Le jour précédent, confirmez l’itinéraire et l’horaire d’accueil, mettez les boissons au frais et préparez les en-cas. Comptez les tasses, verres, assiettes et couverts selon le nombre confirmé, avec une petite marge.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une formation et une réunion ?: Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Réservez la salle et fixez la date en premier, puis laissez environ 7 jours aux participants pour répondre et signaler leurs besoins alimentaires.
Dans quel ordre préparer une formation suivie d’une réunion ?: Suivez cet ordre : date et salle, participants et invitations, inscriptions, programme, supports imprimés, catering, puis installation et technique. Faites le test du matériel au moins 24 heures avant et préparez la salle le jour même avant l’arrivée du groupe.
Que faut-il vérifier pour la technique d’une formation ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran de présentation, le câble HDMI, les rallonges, la multiprise et le présentateur sans fil. Prévoyez 30 minutes sur place pour brancher l’ensemble et vérifier l’affichage et le son.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez environ 60 à 90 minutes avant le début pour installer les tables et les chaises, préparer le matériel de travail, brancher la technique et disposer les supports. Ajoutez du temps si la salle n’est pas déjà équipée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.