Jurycursus organiseren: checklist van planning tot ontvangst
Een jurycursus vraagt meer voorbereiding dan alleen een docent en een lesruimte. Leg eerst de datum, locatie en jurydocenten vast en werk daarna toe naar een definitief programma, complete deelnemerslijst en passende catering. In de laatste week controleer je presentaties, werkbladen, cursusmappen en dieetwensen. Op de cursusdag zelf draait alles om een ingerichte registratietafel, geteste techniek en een duidelijk koffie- en waterpunt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Cursusdatum en locatie vastleggen
Jurydocenten bevestigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Lesprogramma definitief maken
2 personen
Cursusmateriaal verzamelen
2 personen
Werkbladen afdrukken
Presentatie controleren
Catering bestellen
Reserveringen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
Cursusmappen samenstellen
2 personen
Presentielijst klaarleggen
Locatie controleren
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Presentatietafel inrichten
Beamer en laptop aansluiten
2 personen
Microfoon en geluid testen
2 personen
Koffiepunt en waterpunt klaarzetten
2 personen
Registratietafel klaarzetten
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
Cursusmateriaal uitdelen
2 personen
Jurycursus verzorgen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Pauzeruimte opruimen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Servies afruimen
2 personen
Praktijktoets begeleiden
3 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Deelnemers certificaat toesturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 24
- Registratietafel
- Presentatietafel
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Koffiekopjesaantal 30
- Drinkglazenaantal 30
- Bordenaantal 30
- Messenaantal 30
- Vorkenaantal 30
- Lepelsaantal 30
- Serveerbestekaantal 6
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Microfoon
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 3
- Koelboxenaantal 2
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
Cursusmateriaal
- Cursusmappenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 24
- Balpennenaantal 30
- Markeerstiftenaantal 12
- Flip-overblokkenaantal 2
- Whiteboardstiftenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
- Certificatenaantal 24
Decoratie
- Richtingsbordjesaantal 6
- Tafelkledenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Sponzenaantal 6
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek uiterlijk één dag vooraf: sluit laptop, beamer, projectiescherm, microfoon en luidsprekers aan en test de presentatie volledig. Leg ook verlengsnoeren klaar; die ontbreken vaak op het moment dat de opstelling verandert.
- Maak de deelnemerslijst twee keer definitief: eerst na het sluiten van de aanmeldingen en nogmaals 48 uur voor de cursus. Controleer daarbij namen, dieetwensen en het aantal cursusmappen.
- Stel cursusmappen minimaal één dag eerder samen. Tel per deelnemer een map, notitieblok en balpen en voeg de juiste werkbladen toe voordat je de registratietafel klaarzet.
- Bestel catering pas nadat het aantal deelnemers en de dieetwensen zijn gecontroleerd, maar bevestig de reservering uiterlijk 3 dagen vooraf. Zet dranken gekoeld klaar en reken voor het koffiepunt op voldoende kopjes, glazen en serveerbestek.
- Maak de ruimte op de cursusdag minstens 60 minuten voor ontvangst gereed. Zet tafels en stoelen op, richt de presentatie- en registratietafel in en leg de presentielijst zichtbaar klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jurycursus organiseren?
- Leg datum, locatie en jurydocenten bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 7 dagen voor de cursus, zodat materiaal en catering op tijd geregeld zijn.
- Wanneer moet ik de catering voor een jurycursus bestellen?
- Bestel de catering zodra het verwachte deelnemersaantal bekend is en bevestig de reservering uiterlijk 3 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de cursus en geef wijzigingen direct door.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een jurycursusruimte klaar te zetten?
- Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en technische controle. Trek 90 minuten uit als je ook tafels, stoelen, presentatietafel, koffiepunt, waterpunt en registratietafel nog moet inrichten.
- Wat moet ik de dag voor een jurycursus controleren?
- Controleer de presentatie, werkbladen, cursusmappen, deelnemerslijst en dieetwensen één dag vooraf. Test daarnaast laptop, beamer, microfoon en geluid, en leg alle verlengsnoeren en schrijfmateriaal klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!