Organiser une formation du jury, étape par étape

Une formation du jury se prépare d’abord avec une date, un lieu et des professeurs confirmés. Ensuite, les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme doivent être suivis dans une même liste à jour. Le matériel de cours, les dossiers et les supports techniques se vérifient avant l’arrivée des participants. Le jour même, l’accueil, la salle et les essais du son prennent le relais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu de la formation
2
Confirmer les professeurs membres du jury
3
Envoyer les invitations
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Finaliser le programme des cours
2 personnes
8
Rassembler le matériel de cours
2 personnes
9
Imprimer les feuilles de travail
10
Vérifier la présentation
11
Commander le catering
12
Confirmer les réservations
13
Faire les courses
2 personnes
14
Refroidir les boissons
15
Composer les dossiers de cours
2 personnes
16
Préparer la liste de présence
17
Vérifier le lieu
2 personnes
18
Nettoyer l’espace
2 personnes
19
Installer les tables et les chaises
3 personnes
20
Aménager la table de présentation
21
Brancher le projecteur et l'ordinateur portable
2 personnes
22
Tester le micro et le son
2 personnes
23
Mettre en place le coin café et le point d’eau
2 personnes
24
Préparer la table d'inscription

Événement

25
Accueillir les participants
2 personnes
26
Enregistrer la présence
27
Distribuer le matériel de cours
2 personnes
28
Animer la formation du jury
3 personnes
29
Servir le café et le thé
2 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
31
Ranger la salle de pause
2 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
34
Encadrer l’évaluation pratique
3 personnes
35
Remettre les certificats
2 personnes
36
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

37
Éteindre l’équipement
2 personnes
38
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
39
Faire la vaisselle
2 personnes
40
Rassembler les déchets
2 personnes
41
Nettoyer l’espace
2 personnes
42
Inventorier le matériel
43
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
44
Envoyer le certificat aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Table d'inscription
Table de présentation
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verres à boireqté 30
Assiettesqté 30
Couteauxqté 30
Fourchettesqté 30
Cuillèresqté 30
Couverts de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4

Cuisine

Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2

Matériel de cours

Dossiers de formationqté 24
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs pour chevaletqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Badges nominatifsqté 30
Certificatsqté 24

Décoration

Panneaux directionnelsqté 6
Nappesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6

Éclairage

Lampadairesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations, puis confirmez les professeurs membres du jury. Prévoyez au moins deux relances avant la clôture des inscriptions.
Mettez à jour la liste des participants chaque semaine jusqu’à la date limite. Notez séparément les besoins alimentaires afin de les transmettre au catering sans attendre.
Finalisez le programme des cours avant d’imprimer les feuilles de travail et de composer les dossiers de formation. Gardez quelques exemplaires vierges et des stylos de réserve.
Testez le vidéoprojecteur, l’ordinateur portable, le microphone et les haut-parleurs la veille, avec les rallonges nécessaires. Une vérification de 30 minutes évite de découvrir un problème au début du cours.
Installez la salle au moins 60 minutes avant l’accueil : tables, chaises, table d’inscription, coin café et point d’eau. Refroidissez les boissons à l’avance et laissez la liste de présence accessible dès l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour une formation du jury ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la formation. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement pour pouvoir confirmer le catering, les dossiers et la liste des participants.
Quand finaliser le programme des cours ?: Finalisez le programme au plus tard 7 jours avant la formation. Cela laisse le temps de vérifier la présentation, d’imprimer les feuilles de travail et de préparer les dossiers sans travail de dernière minute.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Comptez davantage si vous devez installer le vidéoprojecteur, tester le son, disposer les tables et préparer la table d’inscription.
Quand commander le catering pour la formation ?: Passez la commande dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, idéalement 7 à 10 jours avant la formation. Confirmez ensuite les quantités et les besoins alimentaires 2 à 3 jours avant.

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