Jurykurs organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige die Jurydozenten und den Kursort zuerst. Verschicke die Einladungen erst, wenn Datum, Uhrzeit und Raum sicher feststehen.
• Aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche und häufiger, sobald die Anmeldefrist näher rückt. Ernährungswünsche solltest du spätestens vor der Catering-Bestellung erfassen.
• Finalisiere Unterrichtsprogramm, Präsentation und Arbeitsblätter einige Tage vor dem Kurs. Drucke die Unterlagen nicht erst am Veranstaltungsmorgen aus und stelle die Kursmappen vollständig zusammen.
• Prüfe Beamer, Laptop, Projektionsleinwand, Mikrofon und Lautsprecher vor Beginn im aufgebauten Raum. Ein Funktionstest von 15 bis 20 Minuten verhindert, dass fehlende Kabel oder Anschlüsse erst beim Empfang auffallen.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Tische und Stühle zuerst, danach Präsentationstisch, Registrierung, Kaffee- und Wasserstation. Getränke sollten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden gekühlt und Kaffee- sowie Thermoskannen einsatzbereit sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Jurykurs organisieren?

Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Kursdatum, Ort und Jurydozenten. Einladungen und Anmeldungen sollten danach ohne Verzögerung starten, damit du Teilnehmerzahl, Material und Catering rechtzeitig planen kannst.

Wann soll ich die Teilnehmerliste für den Jurykurs aktualisieren?

Führe die Liste ab dem Versand der Einladungen fort und prüfe sie mindestens wöchentlich. In den letzten 7 Tagen vor dem Kurs solltest du Änderungen täglich übernehmen und eine aktuelle Version für den Registrierungstisch bereitlegen.

Wann muss das Catering für einen Jurykurs bestellt werden?

Bestelle das Catering etwa 7 bis 10 Tage vor dem Kurs, sobald die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche ausreichend feststehen. Reservierungen und Lieferzeit solltest du 2 bis 3 Tage vorher noch einmal bestätigen.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Jurykurses?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Raum, Sitzordnung, Registrierung, Präsentationstechnik sowie Kaffee- und Wasserstation ein. Starte den Techniktest spätestens 20 Minuten vor dem Eintreffen der Teilnehmenden.

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