Organiser une formation à la recherche d’emploi, étape par étape

Commencez par définir les résultats attendus : améliorer le CV, s’entraîner à l’entretien ou apprendre à cibler les offres. Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions, confirmer les participants et recueillir leurs besoins alimentaires. Réservez ensuite les entraîneurs et le lieu avant de construire le programme autour de cas pratiques et de jeux de rôle. La veille, vérifiez la présentation, les plans de travail et toute la technique, puis préparez l’accueil et la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Confirmer les participants
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Réserver les entraîneurs
6
Élaborer le programme d’entraînement
2 personnes
7
Sélectionner les cas pratiques
2 personnes
8
Préparer les questions d’entretien
2 personnes
9
Répartir les jeux de rôle
10
Envoyer les informations aux participants
11
Réserver le lieu
12
Commander le catering
13
Finaliser la présentation
14
Vérifier les plans de travail
15
Faire les courses
2 personnes
16
Imprimer les feuilles de travail
17
Préparer les badges nominatifs
18
Faire la liste des présences
19
Tester la technique
2 personnes
20
Nettoyer l’espace
2 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
2 personnes
23
Préparer le matériel d'entraînement
2 personnes
24
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
25
Lancer la présentation

Événement

26
Accueillir les participants
2 personnes
27
Enregistrer la présence
28
Présenter le programme
29
Présenter la théorie
30
Servir les boissons de pause
2 personnes
31
S’entraîner aux entretiens d’embauche
3 personnes
32
Animer les tours de retour d’expérience
3 personnes
33
Servir le repas sandwich
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Animer les exercices de networking
2 personnes
36
S’entraîner aux pitchs personnels
2 personnes
37
Animer la séance de questions-réponses
38
Distribuer les formulaires d’évaluation
39
Faire ses adieux
2 personnes

Suivi

40
Rassembler le matériel
2 personnes
41
Trier les déchets
2 personnes
42
Faire la vaisselle
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
2 personnes
44
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
45
Éteindre la technique
46
Réfrigérer les restes
47
Remercier les participants
48
Envoyer les certificats
49
Traiter les formulaires d'évaluation
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 24
Nappeqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électrique à enrouleurqté 2
Multipriseqté 4
Présentateur sans fil
Minuterieqté 2

Matériel de présentation

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8

Fournitures de bureau

Stylos à billeqté 30
Blocs-notesqté 24
Marqueursqté 12
Post-itqté 10
Trombones
Agrafeuse
Agrafes

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 24
Braceletsqté 24
Classeurs de documentsqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 24
Verres à boireqté 24
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Thermosqté 3
Carafes d’eauqté 3
Plateaux de serviceqté 4
Corbeilles à painqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 3
Gants de nettoyageqté 4
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons microfibresqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les entraîneurs et la salle avant de finaliser le programme : prévoyez au moins deux semaines pour confirmer les disponibilités et adapter les exercices au nombre de participants.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez le nombre définitif au traiteur quelques jours avant la formation. Une relance 48 heures avant évite les oublis.
Répartissez les jeux de rôle à l’avance et envoyez les informations aux participants avant la séance. Indiquez notamment les horaires, les cas pratiques à préparer et ce qu’ils doivent apporter.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les rallonges la veille. Gardez aussi une version imprimée de la présentation et des feuilles de travail en cas de panne.
Installez les tables et les chaises avant l’arrivée du groupe, puis préparez les badges, la liste des présences, les blocs-notes et les stylos à l’accueil. Comptez 15 à 20 minutes pour cette mise en place finale.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une formation à la recherche d’emploi ?: Envoyez-les idéalement deux à trois semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ cinq jours avant la formation afin de confirmer les participants et le traiteur.
Combien de temps faut-il pour préparer le programme ?: Prévoyez au moins une semaine pour sélectionner les cas pratiques, préparer les questions d’entretien et répartir les jeux de rôle. Gardez ensuite un créneau de 60 à 90 minutes pour relire et finaliser la présentation.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet la veille, puis vérifiez rapidement les branchements 30 minutes avant l’accueil. Testez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le présentateur sans fil et la minuterie.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Comptez 45 à 60 minutes pour installer les tables, les chaises, le matériel d’entraînement et le service traiteur. Ajoutez 15 minutes pour les badges, la liste des présences et l’accueil des premiers participants.

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