Checklist pour organiser une formation à la lecture

Une formation à la lecture demande plus qu’un programme et quelques textes à distribuer. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, l’enseignant, les accompagnateurs et le matériel pédagogique avant le jour J. Cette checklist regroupe les 47 tâches et les 40 fournitures nécessaires, dans l’ordre logique de préparation. Tu peux ainsi vérifier la salle, tester la présentation et préparer l’accueil sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu de la formation
Réserver la salle d’entraînement
Confirmer l'enseignant et les accompagnateurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Finaliser la liste des participants
Établir le programme et les objectifs d'apprentissage
2 personnes
Sélectionner les textes à lire
2 personnes
Préparer les exercices et les tests
2 personnes
Préparer la présentation
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier la salle d’entraînement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer l'équipement de présentation
2 personnes
Préparer le matériel de travail
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager la table d'accueil

Événement

Accueillir et enregistrer les participants
3 personnes
Présenter le programme et les objectifs d'apprentissage
Expliquer les stratégies de lecture
Encadrer la première mission de lecture
2 personnes
Assurer la pause café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Animer l’analyse de texte en groupes
3 personnes
S’entraîner aux stratégies de réponse
2 personnes
Servir le repas
3 personnes
Ramasser la vaisselle et les déchets
2 personnes
Animer une activité de lecture approfondie
2 personnes
Faire passer l'épreuve individuelle
2 personnes
Présenter les résultats et les prochaines étapes
Distribuer les certificats et le matériel
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les matériaux utilisés
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle d’entraînement
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Débrancher et ranger le matériel technique
2 personnes
Ranger les restes de catering en toute sécurité
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Renvoyer le matériel aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 34
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallonge électriqueqté 3
Multipriseqté 3
Télécommande de présentation sans fil

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Glacièreqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verres à boireqté 36
Assiettes de dînerqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 8
Pichets de serviceqté 4

Matériel de formation

Tableau blanc
Paperboard
Blocs pour chevaletqté 3
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Marqueursqté 36
Chemises à pinceqté 34
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 34
Livres de lectureqté 34
Dictionnairesqté 10
Classeurs de documentsqté 34
Supports de badges nominatifsqté 34
Lanyardsqté 34
Agrafeusesqté 2
Perforatricesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et réserve la salle dès que l’enseignant et les accompagnateurs sont confirmés. Prévois assez de tables, de chaises et de tabourets pour les participants, l’équipe et le matériel.
Traite les inscriptions en deux étapes : recueille les besoins alimentaires, puis confirme chaque inscription avant de finaliser la liste des participants. Garde cette liste à jour jusqu’à la veille.
Prépare les textes, exercices, tests, feuilles de travail et badges plusieurs jours avant la formation. Imprime quelques exemplaires supplémentaires pour les pertes ou les inscriptions de dernière minute.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et la télécommande au moins 24 heures avant. Une présentation qui fonctionne chez toi peut encore poser problème dans la salle.
Installe le point café et thé, la table d’accueil et le matériel de travail avant l’arrivée du premier participant. Prévois les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux au même endroit pour éviter les allers-retours pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une formation à la lecture ?: Commence au moins 4 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer l’enseignant et les accompagnateurs, ouvrir les inscriptions, choisir les textes et commander le catering.
Combien de temps avant faut-il confirmer les inscriptions ?: Confirme les inscriptions 5 à 7 jours avant la formation, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Finalise ensuite la liste des participants et ajuste les repas, les badges et les documents imprimés.
Quand tester le matériel de présentation ?: Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et les prises au plus tard la veille. Refais un contrôle rapide 60 minutes avant l’accueil pour vérifier les branchements et la présentation.
Que préparer le matin d’une formation à la lecture ?: Prépare la salle, les tables, les chaises, l’équipement de présentation, le tableau blanc, le paperboard et les dossiers de travail au moins 60 minutes avant l’arrivée. Installe aussi la table d’accueil et le point café afin de pouvoir enregistrer les participants dès leur arrivée.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.