Fête scolaire : la checklist pour tout préparer dans l’ordre

Une fête scolaire réunit en quelques heures des stands, des exposants, des familles et une équipe de bénévoles. Pour éviter les oublis, avance dans l’ordre : date et autorisations, réservations, inscriptions, plan du site, puis matériel et consignes. Prévois aussi les détails qui bloquent souvent au dernier moment, comme les besoins alimentaires, les prises électriques, la monnaie et la confirmation des livraisons. Cette checklist rassemble les 84 tâches et 87 articles nécessaires au suivi du projet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Réserver les fournisseurs
Contacter les exposants
3 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
2 personnes
Créer le plan du site
2 personnes
Répartir les stands
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la location du stand
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Établir la liste des prix
2 personnes
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Créer les étiquettes de stand
2 personnes
Concevoir les panneaux d’orientation
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire réaliser les imprimés
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les vêtements et le matériel
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Dégager le site
4 personnes
Monter les stands
6 personnes
Installer les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Poser les câbles électriques
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Fixer les étiquettes des stands
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Préparer le matériel de jeu
3 personnes
Aménager le stand de restauration
4 personnes
Installer le point café
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir les stands
12 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Encadrer les activités de jeux
4 personnes
Encadrer l’espace enfants
2 personnes
Maintenir le site propre
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Prélever régulièrement l’excédent des caisses
2 personnes
Allumer l’éclairage du soir
2 personnes
Annoncer la dernière vente
Fermer les caisses
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter l’éclairage
3 personnes
Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le site en profondeur
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Verser en toute sécurité les recettes de la caisse
2 personnes
Vérifier les factures
Envoyer un message de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 16
Tables de bièreqté 6
Chaises pliantesqté 80
Planches de standqté 12
Tapis de standqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 6
Caisses de rangementqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Caissesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Mégaphone à main
Rallonges à enrouleurqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Extincteursqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de cuisineqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Pompes à ballonsqté 3
Décoration de tableqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de standqté 16
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Supports de sacs poubelleqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Tapis de toilettesqté 6
Distributeurs de papierqté 6
Gants de nettoyageqté 8
Bacs de recyclageqté 6
Aspirateurs à eau

Catering

Courses
Reçusqté 500
Porte-serviettesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Sacs isothermesqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Mugs isothermesqté 30
Carafeqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12
Cartes des allergènesqté 40
Étiquettes de prixqté 80

Matériel de sport

Jeu de lancer de boîtesqté 2
Jeu de lancer d’anneauxqté 2
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Ballons de footballqté 4
Petits butsqté 2
Cerceauxqté 8
Jetons de jeuqté 500
Coupesqté 20
Prixqté 60

Conseils

Commence par la date, le programme, les autorisations et l’assurance avant de contacter les fournisseurs. Ces éléments conditionnent les réservations et les informations envoyées aux familles.
Ouvre les inscriptions assez tôt pour connaître le nombre de participants et recueillir les besoins alimentaires. Prévois une date limite claire, puis relance les familles qui n’ont pas répondu.
Dessine le plan du site avant de répartir les stands. Repère les points d’alimentation électrique et vérifie la longueur nécessaire des rallonges, notamment pour les machines à café, bouilloires et terminaux de paiement.
Établis le planning des bénévoles par créneaux plutôt qu’une simple liste de noms. Prévois au moins une personne pour l’accueil, les paiements et la surveillance de chaque zone pendant toute la durée de la fête.
Ne laisse pas les prix, le mode de paiement et la monnaie à la veille. Confirme les livraisons, vérifie les stocks et prépare les étiquettes, panneaux d’orientation et consignes de sécurité avant l’installation des stands.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête scolaire ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les fournisseurs, les exposants et les inscriptions doivent être sécurisés avant les dernières semaines.
Combien de bénévoles faut-il pour une fête scolaire ?: Répartis les bénévoles en créneaux couvrant chaque zone et ajoute 1 à 2 personnes de réserve par créneau. Le nombre exact dépend du nombre de stands, des paiements et des horaires d’ouverture.
Que faut-il prévoir pour les stands d’une fête scolaire ?: Vérifie pour chaque stand le mobilier, l’éclairage, les prises électriques et la signalétique. Fais cette vérification au moins 7 jours avant afin de pouvoir louer ou commander les éléments manquants.
Quand confirmer les livraisons et le matériel ?: Confirme les livraisons et vérifie les stocks 3 à 5 jours avant la fête. Recontrôle le jour précédent les tables, tentes, gobelets, vaisselle, caisses, terminaux de paiement et rallonges.

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