Checklist para organizar una feria escolar sin olvidar nada

Una feria escolar necesita más que puestos y visitantes: hay que coordinar permisos, proveedores, inscripciones, voluntarios, pagos y entregas. Empieza fijando la fecha y el programa, y trabaja después con un plano del recinto y un calendario de confirmaciones. Esta checklist reúne 84 tareas y 87 artículos para controlar la preparación, desde las carpas y mesas hasta los datáfonos, la vajilla y la señalización. Reserva tiempo para revisar el inventario y hacer una prueba del montaje antes de abrir.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Reservar proveedores
Contactar a los puestos
3 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Publicar anuncio en redes sociales
2 personas
Hacer un plano del recinto
2 personas
Distribuir los puestos
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar el alquiler del puesto
Inscribir voluntarios
2 personas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Confirmar entregas
Elaborar la lista de precios
2 personas
Definir el método de pago
2 personas
Solicitar efectivo
Hacer etiquetas para los puestos
2 personas
Diseñar carteles de ruta
2 personas
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Encargar material impreso
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar ropa y materiales
2 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Despejar el recinto
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Colocar carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar sillas
3 personas
Tender cables de alimentación
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
4 personas
Colocar las etiquetas del puesto
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Preparar el material del juego
3 personas
Montar el puesto de catering
4 personas
Instalar el punto de café
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Probar las cajas registradoras
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender los puestos
12 personas
Servir aperitivos
4 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Coordinar las actividades del juego
4 personas
Coordinar el rincón infantil
2 personas
Mantener limpio el recinto
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
Recoger objetos perdidos
Retirar dinero de las cajas durante el evento
2 personas
Encender la iluminación nocturna
2 personas
Anunciar la última venta
Cerrar las cajas
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Recoger la comida y las bebidas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Limpiar a fondo el recinto
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Depositar de forma segura la recaudación de caja
2 personas
Revisar las facturas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 16
Mesas de cervezacant. 6
Sillas plegablescant. 80
Tablones del puestocant. 12
Mantitas para cambiadorcant. 12
Percheroscant. 6
Mesas altascant. 6
Cajas de almacenamientocant. 20

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 100
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 100
Cucharascant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cuencoscant. 20
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas recargablescant. 10
Cajas de cajacant. 4
Datáfonoscant. 2
Megáfono de mano
Enrollacablescant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Walkie-talkiescant. 6
Extintorescant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de cocinacant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 8
Abrebotellascant. 6
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Bombas para globoscant. 3
Decoración de mesacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Carteles de standcant. 16
Cinta adhesivacant. 10
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Soportes para bolsas de basuracant. 8
Escobillas de bañocant. 4
Alfombrillas de bañocant. 6
Dispensadores de papelcant. 6
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de reciclajecant. 6
Aspiradores de agua

Catering

Compras
Reciboscant. 500
Porta-servilletascant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Bolsas isotérmicascant. 10
Bandejas para mantener calientecant. 6
Vasos térmicoscant. 30
Jarracant. 6
Contenedores de alimentoscant. 12
Tarjetas de alérgenoscant. 40
Etiquetas de preciocant. 80

Material deportivo

Juego de lanzamiento de latascant. 2
Juego de lanzamiento de aroscant. 2
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 8
Balones de fútbolcant. 4
Porteríascant. 2
Aroscant. 8
Monedas del juegocant. 500
Copas premiocant. 20
Premioscant. 60

Consejos

Cierra la fecha, el programa y los permisos antes de anunciar la feria. Comprueba también el seguro y deja al menos 2 semanas para resolver incidencias administrativas.
Haz el plano del recinto cuando conozcas los puestos. Marca las carpas, las mesas, las tomas de corriente, los recorridos y las zonas de cambio para evitar cables cruzando el paso.
Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Ese mismo día, verifica qué puestos necesitan mesas, tablones, neveras portátiles, cafeteras o conexión eléctrica.
Organiza los turnos de voluntariado en bloques de 2 a 3 horas y asigna una persona responsable de cada franja. Prepara un megáfono, instrucciones de seguridad y un punto visible para incidencias.
Define los precios y el método de pago antes de pedir efectivo o preparar los datáfonos. Haz un inventario final 48 horas antes y comprueba vasos reutilizables, platos, cubiertos, alargadores, regletas, lámparas y enrollacables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria escolar?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Así tendrás tiempo para fijar el programa, comprobar permisos y seguro, reservar proveedores, abrir inscripciones y conseguir voluntarios.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de una feria escolar?: Confirma el alquiler y las necesidades de cada puesto entre 7 y 10 días antes. Pide entonces los requisitos de corriente, mobiliario, entrega, comida y método de pago.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria escolar?: Calcula al menos 1 responsable por cada turno de 2 a 3 horas y añade una persona para incidencias y otra para controlar entradas, pagos o información. El número final depende de los puestos y del horario del programa.
¿Cuándo hay que revisar el material de la feria escolar?: Haz una primera comprobación 7 días antes y un inventario definitivo 48 horas antes. Prueba cafeteras, datáfonos, alargadores y lámparas, y separa el material por puesto para acelerar el montaje.

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Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.