Schulbasar organisieren: Die Checkliste für die Planung

Ein Schulbasar braucht mehr als Stände und Kuchen: Termine, Genehmigungen, Helfer, Strom und Zahlungsabläufe müssen rechtzeitig zusammenpassen. Mit dieser Checkliste planst du den Basar in der richtigen Reihenfolge – von Datum und Programm bis zum Aufbau. Besonders leicht vergessen werden Standanmeldungen, Ernährungswünsche, Bargeld und klare Wegweiser. Plane die letzten Lieferungen und den Bestand spätestens in der Veranstaltungswoche ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Versicherung prüfen
Lieferanten reservieren
Standbetreiber kontaktieren
3 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Social-Media-Ankündigung posten
2 Personen
Geländeplan erstellen
2 Personen
Stände einteilen
2 Personen
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Standmiete bestätigen
Freiwillige anmelden
2 Personen
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Preisliste zusammenstellen
2 Personen
Zahlungsart festlegen
2 Personen
Bargeld bestellen
Standetiketten machen
2 Personen
Wegweiser entwerfen
2 Personen
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Bestand prüfen
2 Personen
Drucksachen anfertigen lassen
Einkaufen gehen
3 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Kleidung und Materialien bereitlegen
2 Personen
Kassen vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände freimachen
4 Personen
Stände aufbauen
6 Personen
Partyzelte aufstellen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stromkabel verlegen
3 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Dekoration aufhängen
4 Personen
Standetiketten anbringen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
2 Personen
Spielmaterial bereitstellen
3 Personen
Cateringstand einrichten
4 Personen
Kaffeestation einrichten
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Kassen testen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Toiletten kontrollieren
2 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen

Event

Eröffnung ankündigen
2 Personen
Besucher begrüßen
3 Personen
Stände besetzen
12 Personen
Snacks servieren
4 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Spielaktivitäten betreuen
4 Personen
Kinderbereich betreuen
2 Personen
Gelände sauber halten
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
Fundsachen sammeln
Kassen zwischendurch abrechnen
2 Personen
Abendbeleuchtung einschalten
2 Personen
Letzten Verkauf ankündigen
Kassen abschließen
2 Personen
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke aufräumen
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Beleuchtung abbauen
3 Personen
Stände abbauen
6 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Gelände gründlich reinigen
5 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Kasseneinnahmen sicher einzahlen
2 Personen
Rechnungen prüfen
Dankesnachricht versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
KlappischeAnz. 16
BiertischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
MessethekenAnz. 12
StandtischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 6
StehtischeAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 20

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 150
DesserttellerAnz. 100
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
SchälchenAnz. 20
ServierschalenAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Wiederaufladbare LampenAnz. 10
KassenboxenAnz. 4
KartenlesegeräteAnz. 2
Handmegafon
KabeltrommelnAnz. 4
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
FeuerlöscherAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
KüchenzangenAnz. 8
MessbecherAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 20

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BallonsAnz. 150
BallonpumpenAnz. 3
TischdekorationAnz. 20
WegweiserAnz. 12
StandnamensschilderAnz. 16
KlebebandAnz. 10
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
Handfeger und KehrblechAnz. 4
BesenAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
EimerAnz. 4
MikrofasertücherAnz. 20
MüllbeutelhalterAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
ToilettenmattenAnz. 6
Papier-SpenderAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 8
RecyclingbehälterAnz. 6
Wassersauger

Catering

Einkäufe
KassenbonsAnz. 500
ServiettenhalterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
KühltaschenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 6
ThermobecherAnz. 30
KaraffeAnz. 6
LebensmittelbehälterAnz. 12
AllergiekärtchenAnz. 40
PreisschilderAnz. 80

Sportmaterial

WurfspielAnz. 2
RingwurfspielAnz. 2
KegelAnz. 20
SpringseileAnz. 8
FußbälleAnz. 4
ToreAnz. 2
ReifenAnz. 8
SpielmünzenAnz. 500
PokalpreiseAnz. 20
PreiseAnz. 60

Tipps

Lege Datum und Programm zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung mindestens 8 Wochen vorher. Erst danach solltest du Lieferanten, Standbetreiber und Helfer verbindlich einteilen.
Öffne das Anmeldeformular frühzeitig und erfasse neben Namen und Standart auch Stromanschlüsse und Ernährungswünsche. Schließe die Anmeldung etwa 2 Wochen vor dem Basar, damit der Geländeplan rechtzeitig fertig wird.
Plane für jeden Stand einen festen Platz und kennzeichne ihn mit einem Standetikett. Ein übersichtlicher Geländeplan und Wegweiser helfen besonders Familien, die nur kurz bleiben oder bestimmte Angebote suchen.
Lege vorab fest, ob bar, mit Karte oder beides bezahlt wird. Bestelle Bargeld spätestens 7 Tage vorher und prüfe Kassenboxen, Kartenlesegeräte sowie Wechselgeld am Vortag.
Prüfe Ausstattung und Verbrauchsmaterial 3 bis 5 Tage vorher: Marktstände, Klapptische, Zelte, Kabeltrommeln, Verlängerungskabel, Lampen, Geschirr und Kühlboxen. Für Kaffeemaschinen und Wasserkocher müssen die Stromanschlüsse im Geländeplan berücksichtigt sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Schulbasar organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit lassen sich Datum, Programm, Genehmigungen, Versicherung, Lieferanten, Standbetreiber und Helfer noch ohne Zeitdruck klären.
Wann sollte die Anmeldung für Stände geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung etwa 2 Wochen vor dem Schulbasar. Dann bleiben noch mindestens 7 bis 10 Tage für Standaufteilung, Geländeplan, Standmieten, Strombedarf und Rückfragen.
Wie viel Bargeld braucht man für einen Schulbasar?: Das hängt von erwarteten Einnahmen und Preisen ab; bestelle das Wechselgeld jedoch spätestens 7 Tage vorher. Teile es auf mehrere Kassenboxen auf und lege die Startbeträge am Vortag fest.
Was muss man am Tag vor dem Schulbasar prüfen?: Kontrolliere am Vortag Lieferungen, Bestand, Preisliste, Kassenboxen, Kartenlesegeräte und die Vollständigkeit der Ausstattung. Prüfe außerdem, ob Kabel, Lampen, Geschirr, Wegweiser und Sicherheitsanweisungen für den Aufbau bereitliegen.

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