Checklist pour organiser une fête de première

Une fête de première demande de coordonner la projection, l’accueil des invités et la réception autour du film. Cette checklist suit l’ordre des préparatifs, depuis la liste des invités et les invitations jusqu’à l’ouverture du lieu. Elle couvre aussi les points souvent oubliés : besoins alimentaires, sous-titres, badges, livraisons, boissons à rafraîchir et signalétique. Utilise-la pour répartir les 70 tâches et vérifier le matériel avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
2 personnes
Réserver la projection du film
Effectuer une visite du site
2 personnes
Établir l'agencement de l'espace
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Imprimer le programme
Créer des badges nominatifs
Confirmer le catering
Confirmer les livraisons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter la décoration
2 personnes
Récupérer le matériel technique
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le film et les sous-titres
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
3 personnes
Protéger les sols
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Dérouler le tapis rouge
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Monter le mur photo
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer l’écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester le film
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Mettre le buffet en place
4 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
4 personnes
Briefing de l’équipe technique
2 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités vers la salle
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer la projection du film
2 personnes
Servir les boissons de pause
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les pâtisseries
2 personnes
Prononcer le mot de clôture
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le catering
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 110
Table d'inscription
Fauteuils loungeqté 8
Porte-manteauxqté 3
Cintresqté 120

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 100
Couverts de serviceqté 20
Carafesqté 12
Verres à champagneqté 120

Catering

Courses

Décoration

Tapis rouge
Mur photo
Bannière de stars de cinémaqté 4
Arches de ballonsqté 2
Ballonsqté 150
Nappesqté 16
Ronds de servietteqté 120
Compositions floralesqté 12
Numéros de tableqté 16
Badges nominatifsqté 120
Panneaux indicateursqté 8
Poteaux de tapis rougeqté 8
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Piles de rechangeqté 2
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 24
Plats de service avec couvercleqté 12
Petits bolsqté 24
Pincesqté 12
Louchesqté 12
Verres doseursqté 3
Thermosqté 6
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Caissesqté 12

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Gants en caoutchoucqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4

Bureau

Formulaires d’inscriptionqté 120
Stylosqté 20
Programmesqté 120
Ruban adhésifqté 6
Marqueursqté 8
Presse-papiersqté 6

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 6

Conseils

Bloque la projection et le traiteur avant d’envoyer les invitations. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin de transmettre un nombre fiable de repas au traiteur.
Fais une visite du lieu plusieurs semaines avant la première. Mesure les espaces nécessaires pour les tables cocktail, le buffet, l’inscription, les fauteuils lounge et le vestiaire.
Teste la technique avec le film exact, y compris les sous-titres, au moins 24 heures avant l’événement. Un fichier différent ou une version non sous-titrée peut rendre la projection inutilisable.
Prépare l’accueil avant le jour J : liste d’inscription, badges nominatifs, panneaux indicateurs et cintres doivent être regroupés à la table d’inscription. Prévois aussi l’emplacement des porte-manteaux.
Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture et vérifie les livraisons dès leur arrivée. Contrôle notamment les verres, la vaisselle, les nappes, les décorations et le matériel technique avant d’installer la salle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de première ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la projection. Garde ensuite au moins 7 jours pour traiter les inscriptions, relancer les invités et confirmer le nombre de repas au traiteur.
Combien de temps avant faut-il tester le film et les sous-titres ?: Effectue un test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis vérifie à nouveau le fichier le jour même. Contrôle l’image, le son, la version du film et l’affichage des sous-titres.
Quand confirmer le traiteur pour une fête de première ?: Confirme le traiteur 5 à 7 jours avant la fête, une fois les inscriptions et les besoins alimentaires vérifiés. Recompte les portions et précise l’horaire de livraison avant de valider.
Que faut-il vérifier le jour d’une fête de première ?: Avant l’ouverture, vérifie la salle, la projection, les livraisons, les boissons, l’inscription et la signalétique. Prévois au moins 60 minutes pour installer l’accueil et résoudre un problème de dernière minute.

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