Checklist voor een goed georganiseerd premièrefeest

Een premièrefeest vraagt meer voorbereiding dan alleen een film en wat hapjes. Je moet gasten aanmelden, dieetwensen verzamelen, de vertoning technisch testen en de ontvangst logisch inrichten. Plan de filmvertoning en catering vroeg, zodat je later alleen nog bevestigt en controleert. In de laatste week draait alles om leveringen, gekoelde dranken, naamkaartjes en een werkende registratiebalie. Met deze checklist houd je de voorbereiding en de opbouw overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
2 personen
Filmvertoning reserveren
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Ruimte-indeling uitwerken
2 personen
Techniek testen
2 personen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
Catering bevestigen
Leveringen bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Decoratie inkopen
2 personen
Techniek ophalen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Film en ondertitels controleren
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Weersverwachting controleren

Event

Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
3 personen
Vloeren beschermen
3 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Rode loper leggen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Fotowand opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Beeldscherm opstellen
2 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Film testen
2 personen
Microfoons testen
2 personen
Buffet klaarzetten
4 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Briefing ontvangstteam
4 personen
Briefing cateringteam
4 personen
Briefing techniekteam
2 personen
Gasten ontvangen
4 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar zaal begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Filmvertoning starten
2 personen
Pauzedranken serveren
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebak serveren
2 personen
Afscheidswoord verzorgen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Catering afbouwen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 10
Buffettafelsaantal 6
Stoelenaantal 110
Registratietafel
Loungezetelsaantal 8
Kapstokkenaantal 3
Kledinghangersaantal 120

Servies

Wijnglazenaantal 120
Waterglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Lepelsaantal 100
Serveerbestekaantal 20
Karaffenaantal 12
Champagneglazenaantal 120

Catering

Boodschappen

Decoratie

Rode loper
Fotowand
Filmsterrenbanneraantal 4
Ballonnenbogenaantal 2
Ballonnenaantal 150
Tafelkledenaantal 16
Servetringenaantal 120
Bloemstukkenaantal 12
Tafelnummersaantal 16
Naamkaartjesaantal 120
Pijlbordenaantal 8
Rode loperpaaltjesaantal 8
Tapeaantal 8
Touwaantal 4
Scharenaantal 6

Apparatuur

Beamer
Beeldscherm
Projectiescherm
Laptop
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reservebatterijenaantal 2
USB-stickaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerverlichtingaantal 6
Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlampenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 24
Serveerschalen met dekselaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Tangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 12
Maatbekersaantal 3
Thermoskannenaantal 6
Flessenopenersaantal 6
Kurkentrekkersaantal 4
Krattenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemaantal 2
Blik en vegeraantal 2
Rubberen handschoenenaantal 8
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrollenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Afvalscheidingsbakkenaantal 4

Kantoor

Registratieformulierenaantal 120
Pennenaantal 20
Programma'saantal 120
Plakbandaantal 6
Markeerstiftenaantal 8
Klembordenaantal 6

Veiligheid

Zaklampenaantal 4
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Waarschuwingsbordenaantal 6

Tips

Leg de gastenlijst en aanmeldingen uiterlijk 2 weken vooraf vast. Gebruik het definitieve aantal meteen voor catering, naamkaartjes, zitplaatsen en het aantal benodigde glazen en borden.
Plan minstens 2 testmomenten voor de techniek: één bij het locatiebezoek en één op de dag vóór het feest. Controleer daarbij niet alleen beeld en geluid, maar ook de filmversie en ondertitels.
Bevestig catering en leveringen 3 tot 5 dagen vooraf opnieuw. Vraag na hoe laat alles aankomt en zorg dat iemand bij de locatieopening beschikbaar is om de levering te controleren.
Maak de route voor gasten zichtbaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Zet registratie, garderobe, rode loper en filmzaal logisch achter elkaar en plaats pijlborden op elke plek waar iemand kan twijfelen.
Koel dranken minimaal 4 uur vóór aanvang en bereid hapjes zo veel mogelijk op dezelfde dag voor. Leg servies, serveerbestek en karaffen per buffet klaar, zodat je tijdens de ontvangst niet meer hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een premièrefeest organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen, locatie en reservering van de filmvertoning. Regel catering en techniek uiterlijk 3 weken voor de première, zodat er nog tijd is om wijzigingen op te vangen.
Hoeveel glazen heb ik nodig voor een premièrefeest?: Reken per gast op minimaal 2 wijnglazen of champagneglazen en 1 waterglas als glazen niet tussendoor worden afgewassen. Voor een programma van 2 tot 3 uur is een reserve van ongeveer 10 procent praktisch.
Wanneer moet ik de catering voor een premièrefeest bevestigen?: Bevestig het definitieve aantal gasten en de dieetwensen 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer dan ook het bezorgtijdstip, de opstelling van de buffettafels en wie de levering in ontvangst neemt.
Hoe laat moet de techniek voor de filmvertoning getest worden?: Test de volledige installatie minimaal 1 dag vooraf en nogmaals 2 uur vóór de ontvangst. Controleer beeld, geluid, ondertitels en de start van de juiste film voordat gasten binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.