Checklist pour organiser votre fête de mariage

Une fête de mariage demande de coordonner les invités, le lieu, les prestataires et le déroulement de la journée. Commencez par fixer la date et le nombre de convives, puis bloquez rapidement le lieu, le traiteur et le photographe. Les réponses alimentaires, le transport et le plan de table viennent ensuite, avant les commandes et les achats. Cette checklist rassemble les 85 tâches et 69 fournitures à prévoir, jusqu’à l’impression du déroulé et la vérification de la playlist.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et la liste des invités
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver le photographe
Gérer la musique
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Organiser le transport des invités
Établir le plan de table
2 personnes
Confirmer les choix de menu
Commander le gâteau
Commander des fleurs
Acheter la décoration
2 personnes
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Confirmer les matériels de location
Établir le programme musical
2 personnes
Rassembler les discours
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des numéros de table
Vérifier la playlist
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
Acheter les boissons et la glace
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Récupérer le gâteau et les fleurs
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Installer le linge de table
2 personnes
Mettre en place la décoration de table
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Préparer le livre d'or
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester le microphone
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Distribuer la glace
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le buffet
4 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la table de découpe du gâteau
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Fournir la musique
Encadrer les discours
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Couper le gâteau
2 personnes
Servir le gâteau
3 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel de musique
2 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Emballer le matériel de retour
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Rapporter les clés
Retourner le matériel photo
Remercier les invités
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4
Tables nappéesqté 8
Portantsqté 2
Porte-parapluiesqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 75
Assiettes à dessertqté 75
Tasses à caféqté 70
Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Verres à champagneqté 70
Fourchettesqté 80
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 70
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de service pour gâteauqté 4
Carafesqté 10
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 8
Serviettes en tissuqté 70
Badges nominatifsqté 70
Numéros de tableqté 8
Livre d’or
Stylosqté 6
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Vases à fleursqté 12
Décorations de tableqté 12
Panneau d’accueil
Cadres photoqté 8
Présentoir à gâteaux
Couteau à gâteau

Équipement

Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Tente de réception

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 12
Lanternesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Pinces de serviceqté 8
Bacs de rangementqté 12
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 3
Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, le traiteur et le photographe dès que la date est fixée : ces trois prestataires conditionnent souvent le reste de l’organisation. Prévoyez une marge d’au moins 2 à 3 mois pour comparer les offres et confirmer les disponibilités.
Demandez les réponses des invités avec leurs besoins alimentaires avant de confirmer le menu. Faites aussi préciser les horaires et les points de prise en charge si un transport collectif est prévu.
Ne commandez pas seulement les tables et les chaises : vérifiez aussi les tables de buffet, les tables hautes, les nappes, les portants et les porte-parapluies. Pour la vaisselle, comptez les assiettes, verres et couverts selon le nombre d’invités et les différents services.
Préparez les éléments imprimés au moins une semaine avant la fête : déroulé, badges nominatifs et numéros de table. Gardez quelques badges vierges et des stylos pour les changements de dernière minute.
Achetez les produits longue conservation et contrôlez les boissons plusieurs jours avant l’événement. Vérifiez également les thermos, carafes, pichets à café, plateaux de service et matériel loué avant leur installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête de mariage ?: Commencez idéalement 9 à 12 mois avant la date, surtout si vous avez déjà une période précise en tête. Fixez d’abord la date et la liste des invités, puis réservez le lieu, le traiteur et le photographe.
Combien de temps avant envoyer les invitations de mariage ?: Envoyez les invitations environ 3 à 4 mois avant la fête, avec une date limite de réponse fixée 4 à 6 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et le plan de table.
Quand confirmer le menu et commander le gâteau ?: Confirmez les choix de menu 4 à 6 semaines avant la réception, une fois les réponses des invités recueillies. Commandez le gâteau au même moment et validez la date, l’heure de livraison et le nombre de parts.
Quand préparer la décoration et le déroulé de la fête ?: Finalisez la décoration, les numéros de table, les badges et le déroulé pendant la semaine précédant la fête. Imprimez les documents au plus tard 2 ou 3 jours avant et vérifiez la playlist la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.