Hochzeitsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Hochzeitsfeier braucht mehr als Location, Essen und Musik. Früh müssen Gästeliste, Termin und Dienstleister stehen; später folgen Rückmeldungen, Menü, Sitzplan und Ablauf. Plane außerdem Dinge ein, die am Hochzeitstag oft fehlen: Karaffen, Servierbesteck, Namensschilder oder eine Lösung für Garderobe und Regenschirme. Diese Checkliste bündelt 85 Aufgaben und 69 Gegenstände in einer sinnvollen Reihenfolge, damit du rechtzeitig einkaufst, bestätigst und delegierst.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Gästeliste festlegen
2 Personen
Location reservieren
Catering reservieren
Fotograf buchen
Musik organisieren
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Transport für Gäste organisieren
Tischordnung erstellen
2 Personen
Menüauswahl bestätigen
Torte bestellen
Blumen bestellen
Dekoration einkaufen
2 Personen
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
Mietmaterialien bestätigen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Reden sammeln
Drehbuch ausdrucken
Namensschilder erstellen
2 Personen
Tischnummern erstellen
Playlist überprüfen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
Getränke und Eis kaufen
2 Personen
Frische Produkte kaufen
2 Personen
Torte und Blumen abholen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
Buffetische aufstellen
3 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Gläser bereitstellen
2 Personen
Tischwäsche anbringen
2 Personen
Tischdekoration aufstellen
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Willkommenstisch einrichten
2 Personen
Gästebuch bereitlegen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofon testen
2 Personen
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Eis verteilen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Buffet vorbereiten
4 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Tortenanschnittstisch einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Letzte Sicherheitsrunde durchführen
2 Personen

Event

Gäste empfangen
3 Personen
Begrüßungsgetränk servieren
3 Personen
Gäste zu den Tischen begleiten
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Musik organisieren
Reden begleiten
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet nachfüllen
3 Personen
Geschirr abräumen
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Torte anschneiden
2 Personen
Torte servieren
3 Personen
Tanzfläche freiräumen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Essen und Getränke verstauen
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Musikanlage abbauen
2 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen sortieren
2 Personen
Rückgabematerialien verpacken
2 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall zur Sammlung bringen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Schlüssel zurückbringen
Fotoausrüstung zurückgeben
Gäste bedanken
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 3
StehtischeAnz. 4
Tischdecken-TischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 2
RegenschirmbehälterAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 75
DesserttellerAnz. 75
KaffeetassenAnz. 70
WassergläserAnz. 80
WeingläserAnz. 80
ChampagnergläserAnz. 70
GabelnAnz. 80
MesserAnz. 80
LöffelAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 70
ServierbesteckAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
Servierplatten für TorteAnz. 4
KaraffenAnz. 10
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Dekoration

TischläuferAnz. 8
StoffserviettenAnz. 70
NamensschilderAnz. 70
TischnummernAnz. 8
Gästebuch
StifteAnz. 6
BallonsAnz. 80
BallonbandAnz. 2
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 10
BlumenvasenAnz. 12
TischdekorationenAnz. 12
Willkommensschild
FotorahmenAnz. 8
Tortenständer
Tortenmesser

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
Mikrofon
Mikrofonständer
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Festzelt

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LampenAnz. 12
LaternenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 3
MessbecherAnz. 3
RührschüsselnAnz. 4
AluminiumfolieAnz. 2
FrischhaltefolieAnz. 2
ServierzangenAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppAnz. 3
MülleimerAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin und Gästeliste zuerst fest: Davon hängen Location, Catering, Transport, Tischanzahl und die benötigte Menge an Geschirr ab. Prüfe die finale Gästezahl spätestens 2 bis 3 Wochen vor der Feier.
Verschicke die Einladungen früh genug und bearbeite Zusagen laufend. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur als Notiz, sondern gib die zusammengefasste Liste spätestens 7 Tage vor der Hochzeit an das Catering weiter.
Bestätige Mietmaterialien und Mobiliar nach dem finalen Sitzplan. Neben Tischen und Stühlen werden häufig Buffetische, Stehtische, Garderobenständer und ein Regenschirmbehälter übersehen.
Plane Getränke nach Anlass und Dauer: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wassergläser, Karaffen sowie alkoholfreie Optionen bereit. Bestätige den Vorrat spätestens 3 bis 5 Tage vorher.
Drucke Drehbuch, Tischordnung und Namensschilder nicht erst am Hochzeitstag. Lege Reden, Musikprogramm und Playlist 2 bis 3 Tage vorher fest und packe Gästebuch samt Stiften an einen gut sichtbaren Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Hochzeitsfeier planen?: Beginne idealerweise 9 bis 12 Monate vorher mit Termin, Gästeliste und Location. Catering, Fotograf und Musik sollten anschließend möglichst innerhalb von 1 bis 2 Monaten gebucht werden.
Wann verschickt man Einladungen zur Hochzeit?: Verschicke die Einladungen etwa 3 bis 5 Monate vor der Feier. Setze die Rückmeldefrist auf ungefähr 6 bis 8 Wochen vorher, damit Menü, Sitzordnung und Transport rechtzeitig feststehen.
Wie viel Geschirr braucht man für eine Hochzeitsfeier?: Plane pro gleichzeitig anwesendem Gast mindestens einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Wasserglas und das passende Besteck ein. Für Gläser, Tassen und Teller sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, besonders bei Selbstbedienung.
Wie viele Getränke braucht man pro Hochzeitsgast?: Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Für jede weitere Stunde kommen meist 1 bis 2 Getränke hinzu; Wasser und alkoholfreie Getränke sollten während der gesamten Feier verfügbar sein.

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