Checklist pour organiser une fête de bienvenue

Une fête de bienvenue réussie repose surtout sur une préparation dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis gérez les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer les quantités. Les derniers jours servent à réserver les livraisons, récupérer les produits frais et préparer les badges. Le jour même, prévoyez du temps pour l’accès, l’installation du buffet, le café, les boissons et le test de la musique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Relancer les inscriptions par téléphone
Déterminer le nombre définitif
Calculer les quantités de catering
Réserver les livraisons
Composer la playlist
Accueillir les habitants du quartier
2 personnes
Créer une carte des allergènes
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Organiser les clés et l’accès
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer le point de boissons
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
Suspendre la décoration
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les en-cas
3 personnes
Garnir les sandwiches
3 personnes
Préparer les salades et les fruits
2 personnes
Marquer séparément les allergènes
Réapprovisionner le buffet avant l'ouverture
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les repas diététiques
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Ranger les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettesqté 70
Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 100
Verres à vinqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 80
Badges nominatifsqté 70
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la fête. Vous pourrez alors arrêter le nombre de participants, adapter le catering et relancer par téléphone les personnes qui n’ont pas répondu.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dans l’invitation, puis préparez une carte des allergènes. Gardez les plats concernés séparés et identifiés dès l’installation du buffet.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et prévoyez des glacières pour maintenir les bouteilles au frais. Placez aussi des carafes d’eau accessibles dès l’arrivée des invités.
Réservez au moins 60 minutes avant l’accueil pour installer les tables, les chaises, le buffet, le café et le point boissons. Vérifiez les clés, l’accès et l’emplacement des rallonges avant de brancher le matériel audio.
Préparez les badges nominatifs avant le jour J et classez-les par ordre alphabétique ou par groupe. Testez la playlist et les haut-parleurs au moins 30 minutes avant l’arrivée des habitants du quartier.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête de bienvenue ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse 7 jours avant la fête afin de calculer le nombre définitif et les quantités de catering.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une fête de bienvenue ?: Comptez environ 60 à 90 minutes pour vérifier le lieu, organiser l’accès, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, le café et les boissons. Ajoutez 30 minutes pour raccorder et tester la musique.
Quand acheter les produits frais pour une fête de bienvenue ?: Récupérez les produits frais le jour même ou la veille au maximum, selon leur conservation. Les boissons peuvent être mises au frais plusieurs heures avant, tandis que les produits non périssables peuvent être installés plus tôt.
Comment calculer les quantités de nourriture et de boissons ?: Attendez d’avoir le nombre définitif de participants avant de commander ou de faire les courses, idéalement 5 à 7 jours avant la fête. Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée et le type de repas.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.