Checklist para tu fiesta de bienvenida

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Confirma la fecha, la ubicación y quién tendrá las llaves antes de enviar las invitaciones. Si el acceso depende de otra persona, acuerda la hora de entrega con al menos 48 horas de antelación.
• Cierra la lista definitiva de asistentes entre 3 y 5 días antes. Ese número sirve para calcular el catering, las bebidas, las sillas, los vasos y las tarjetas de nombre.
• Pregunta por alergias y preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones. Prepara una tarjeta de alérgenos y mantén separados los utensilios de servicio de cada opción.
• Enfría las bebidas y recoge los productos frescos el mismo día o como máximo la víspera. Las bebidas necesitan varias horas para enfriarse; no las dejes para el momento del montaje.
• Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada para colocar mesas, sillas, buffet, café, bebidas y decoración, y prueba los altavoces con la lista de reproducción antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo enviar las invitaciones para una fiesta de bienvenida?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fiesta. Pide la confirmación como máximo 7 días antes para poder hacer una llamada de seguimiento y cerrar el número definitivo entre 3 y 5 días antes.

¿Cuánta comida y bebida necesito para una fiesta de bienvenida?

Calcula las cantidades después de cerrar la lista de asistentes y separa las necesidades según las preferencias dietéticas. Como referencia para las bebidas, prevé entre 2 y 3 consumiciones por persona durante la primera hora y ajusta después según la duración.

¿Cuánto tiempo antes hay que preparar el lugar?

Reserva entre 90 y 120 minutos para comprobar el espacio, gestionar llaves y acceso, colocar mesas y sillas, montar el buffet y conectar el sonido. Haz la prueba de música al menos 30 minutos antes de la llegada.

¿Qué suele olvidarse en una fiesta de bienvenida?

A menudo se olvidan las tarjetas de alérgenos, las tarjetas de nombre, los utensilios de servir, los cables alargadores y las regletas. Comprueba estos elementos el día anterior y deja preparados también los termos, las jarras de agua y las neveras portátiles.

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