Willkommensfeier organisieren: die praktische Checkliste
Eine Willkommensfeier wirkt entspannt, wenn Einladungen, Rückmeldungen und Aufbau früh genug feststehen. Beginne mit Datum und Ort, verschicke die Einladungen und erfasse neben den Zusagen auch Ernährungswünsche und Allergien. Kurz vor der Feier legst du die endgültige Personenzahl fest, berechnest Cateringmengen und reservierst Lieferungen. Am Veranstaltungstag helfen getrennte Bereiche für Buffet, Kaffee und Getränke dabei, dass sich Gäste schnell orientieren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Einladungen erstellen
Einladungen verschicken
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Anmeldungen nachfassen
Endgültige Anzahl festlegen
Cateringmengen berechnen
Lieferungen reservieren
Musikplaylist zusammenstellen
Anwohner willkommen heißen
2 Personen
Allergiekarte erstellen
Namensschilder vorbereiten
Einkaufen gehen
2 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Schlüssel und Zugang organisieren
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffettische einrichten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Getränkestand einrichten
2 Personen
Tontechnik anschließen
2 Personen
Musik testen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Namensschilder bereitlegen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Brötchen belegen
3 Personen
Salate und Obst bereitstellen
2 Personen
Allergene separat kennzeichnen
Buffet vor der Eröffnung auffüllen
2 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Namensschilder verteilen
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Begrüßungswort übernehmen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Buffet nachfüllen
2 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch kontrollieren
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Reste gekühlt aufbewahren
2 Personen
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Tonanlage ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
3 Personen
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Reste verteilen
2 Personen
Fundsachen wegräumen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 60
- BuffetischeAnz. 3
- HockerAnz. 8
Geschirr
- TellerAnz. 70
- KaffeetassenAnz. 60
- TrinkgläserAnz. 100
- WeingläserAnz. 60
- MesserAnz. 70
- GabelnAnz. 70
- LöffelAnz. 70
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 6
- BallonsAnz. 80
- NamensschilderAnz. 70
- TischdeckenAnz. 8
- BlumenarrangementsAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
- BatterielaternenAnz. 6
Reinigung
- SpülwannenAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine klare Rückmeldefrist, damit du mindestens einige Tage vor der Feier eine verlässliche Personenzahl hast. Frage Ernährungswünsche und Allergien direkt mit ab.
- Plane die Mengen erst nach der letzten Rückmeldung. Rechne für Getränke nicht nur mit Wasser: Stelle Wasser, alkoholfreie Getränke sowie Kaffee bereit und kühle die Getränke rechtzeitig vor dem Eintreffen der Gäste.
- Bereite Namensschilder und eine Allergiekarte spätestens am Vortag vor. So musst du beim Empfang nicht gleichzeitig Gäste begrüßen, Nachfragen beantworten und noch schreiben.
- Prüfe den Ort mindestens einen Tag vorher: Zugang, Schlüssel, Stromanschlüsse und Platz für Tische, Buffet, Kaffee- und Getränkestand. Verlängerungskabel und Kühlboxen werden besonders häufig erst beim Aufbau vermisst.
- Baue Technik und Musik vor dem Beginn vollständig auf und teste den Bluetooth-Lautsprecher mit der vorgesehenen Playlist. Stelle haltbare Vorräte früher bereit, hole frische Produkte zuletzt ab und plane dafür einen festen Zeitpunkt ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man zu einer Willkommensfeier einladen?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist etwa 7 Tage vor der Feier, damit du Catering und Sitzplätze rechtzeitig planen kannst.
- Wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?
- Lege die endgültige Anzahl spätestens 5 bis 7 Tage vor der Willkommensfeier fest. Danach kannst du Cateringmengen berechnen und Lieferungen verbindlich reservieren.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Willkommensfeier?
- Plane für Möbel, Buffet, Kaffee, Getränke, Dekoration und Tontechnik mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Rechne zusätzlich 30 Minuten für einen vollständigen Technik- und Ortscheck ein.
- Wann sollte man Getränke für die Willkommensfeier kühlen?
- Kühle die Getränke mindestens 6 Stunden vorher, bei größeren Mengen besser über Nacht. Prüfe außerdem am Vortag, ob Kühlschrank, Kühlboxen und genügend Eis oder Kühlmöglichkeiten vorhanden sind.
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