Fête d'adieu : la checklist pour ne rien oublier

Une fête d'adieu réussie repose surtout sur une préparation faite dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le lieu, puis gère les réponses, les besoins alimentaires et le programme avant de passer aux achats et à l'installation. Prévois aussi un responsable pour les discours, les photos et la technique : ces détails sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 44 tâches et 42 articles nécessaires, de la première invitation au rangement de la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la réservation du lieu
Coordonner le programme et les discours
2 personnes
Collecter la musique et les photos
2 personnes
Envoyer un rappel aux invités
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les gâteaux et les amuse-bouches
3 personnes
Tester les photos et les vidéos
2 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer la présentation photo
2 personnes
Disposer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les snacks et le gâteau
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les boissons et les verres
2 personnes
Installer la table d’accueil

Événement

Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Servir l'apéritif et les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer les discours
Encadrer les discours
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Animer le moment d’au revoir
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets et les bouteilles vides
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Portant à vêtements
Nappesqté 9

Vaisselle

Assiettesqté 50
Assiettes à pâtisserieqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 45
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8
Carafesqté 6

Décoration

Ballonsqté 80
Arche de ballons
Guirlandesqté 8
Cadres photoqté 12
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 45
Feutresqté 2
Livre d’or
Stylosqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Couteau à gâteau
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balais à mainqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 4

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les réponses avant les achats : prévoyez au moins 10 à 14 jours pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Bloquez le programme des discours plusieurs jours à l'avance et demandez les photos et morceaux de musique au même moment. Une personne doit gérer les prises de parole et une autre la diffusion.
Refroidissez les boissons la veille et gardez une marge pour le café et le thé. Pour le premier verre, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée de la fête.
Testez le projecteur, l'écran, l'ordinateur et l'enceinte avant l'arrivée des invités. Faites un essai complet avec les rallonges et multiprises, car une présentation photo interrompue est difficile à réparer pendant la réception.
Réservez au moins 60 à 90 minutes avant l'accueil pour ouvrir la salle, installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, les boissons et la table d'accueil. Gardez les badges nominatifs, le livre d'or et les stylos accessibles dès le début.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance organiser une fête d'adieu ?: Commencez idéalement 3 à 4 semaines avant la date. Fixez d'abord le lieu et la liste des invités, puis envoyez les invitations au moins 10 à 14 jours avant la fête pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Quand envoyer les invitations pour une fête d'adieu ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines à l'avance, ou au minimum 10 jours avant si le délai est court. Demandez une réponse avec les éventuelles restrictions alimentaires et relancez les personnes qui n'ont pas répondu 3 à 5 jours avant l'événement.
Combien de boissons prévoir pour une fête d'adieu ?: Pour la première heure, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon le format de la fête. Mettez les boissons au frais la veille et prévoyez aussi de l'eau, du café et du thé.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avec deux ou trois personnes pour installer les tables, les chaises, le buffet, la décoration, la sonorisation et la présentation photo. Ajoutez du temps si le projecteur ou l'écran doit être testé sur place.

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