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Abschiedsfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Abschiedsfeier braucht mehr als Einladung und Kuchen. Du musst früh klären, wer kommt, welche Ernährungswünsche bestehen und ob Reden, Fotos und Musik zusammenpassen. In den letzten 24 Stunden zählen vor allem gekühlte Getränke, getestete Technik und ein vorbereiteter Empfang. Diese Checkliste führt dich von der Termin- und Ortswahl bis zum fertig aufgebauten Raum.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Gästeliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierung der Location bestätigen

  • Programm und Reden abstimmen

    2 Personen

  • Musik und Fotos sammeln

    2 Personen

  • Erinnerung an Gäste senden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kuchen und Häppchen vorbereiten

    3 Personen

  • Fotos und Videos testen

    2 Personen

  • Ort öffnen und kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Fotopräsentation aufbauen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks und Kuchen bereitstellen

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Aperitif und Häppchen servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Reden ankündigen

  • Reden begleiten

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    3 Personen

  • Musik organisieren

  • Abschiedsmoment begleiten

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Müll und leere Flaschen einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geräte einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 6
  • StühleAnz. 45
  • BuffetischeAnz. 3
  • Garderobenständer
  • TischdeckenAnz. 9

Geschirr

  • TellerAnz. 50
  • TortenplattenAnz. 50
  • GläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 45
  • BestecksetsAnz. 50
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KannenAnz. 6

Dekoration

  • BallonsAnz. 80
  • Ballonbogen
  • GirlandenAnz. 8
  • FotorahmenAnz. 12
  • Willkommensschild
  • NamensschilderAnz. 45
  • FilzstifteAnz. 2
  • Gästebuch
  • StifteAnz. 6

Ausstattung

  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Laptop
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • KaffeemaschineAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 2
  • Tortenmesser
  • ThermoskannenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 3
  • EiswürfelbehälterAnz. 4

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • HandfegerAnz. 2

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Ort mindestens 4 bis 6 Wochen vorher fest. So bleibt Zeit für Einladungen, Rückmeldungen und die Bestätigung der Reservierung.
  • Bitte um Zu- oder Absagen mit einer festen Frist, etwa 10 Tage vor der Feier. Erfasse dabei auch vegetarische, vegane und andere Ernährungswünsche, statt später einzeln nachzufragen.
  • Teste Laptop, Projektor, Leinwand und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam. Prüfe außerdem zwei Verlängerungskabel und die Präsentation mit den Fotos und Videos.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und stelle Gläser, Kannen sowie den Kaffee- und Teebereich getrennt vom Buffet bereit. Dadurch entsteht beim Empfang weniger Gedränge.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 60 bis 90 Minuten Vorlauf. Tische, Stühle, Garderobenständer, Willkommensschild und Gästebuch sollten stehen, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einer Abschiedsfeier einladen?
Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist etwa 10 Tage vorher, damit du Essen, Getränke und Sitzplätze verlässlich planen kannst.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Abschiedsfeier?
Für einen Raum mit Tischen, Stühlen, Buffet, Dekoration und Technik solltest du 60 bis 90 Minuten einplanen. Kommt eine Fotopräsentation hinzu, teste sie bereits am Vortag und rechne am Veranstaltungstag weitere 15 Minuten für den Anschluss ein.
Wann sollte ich Getränke für die Abschiedsfeier kühlen?
Stelle die Getränke mindestens 3 bis 4 Stunden vor Beginn kalt. Bei größeren Mengen oder wenig Kühlfläche brauchst du einen zusätzlichen Behälter mit Eis oder musst früher mit dem Kühlen anfangen.
Wie viele Snacks brauche ich für eine Abschiedsfeier?
Wenn Snacks und Kuchen das Essen ergänzen, rechne mit etwa 6 bis 8 kleinen Häppchen pro Person. Für Kaffee und Kuchen genügt meist ein Stück pro Gast plus ungefähr 10 Prozent Reserve.

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