Checklist para una fiesta de despedida sin olvidos

Una fiesta de despedida necesita más que comida y decoración: hay que cerrar la fecha, confirmar quién viene y coordinar el programa. Esta checklist reúne 44 tareas y 42 elementos para avanzar en el orden correcto, desde las invitaciones hasta el montaje del local. Reserva tiempo para recoger preferencias dietéticas y discursos, porque suelen llegar tarde. El día del evento, deja al menos dos horas para colocar mesas, probar el sonido y preparar el buffet.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar la lista de invitados
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la reserva del recinto
Coordinar el programa y los discursos
2 personas
Recopilar música y fotos
2 personas
Enviar recordatorio a los invitados
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar tartas y aperitivos
3 personas
Probar las fotos y el vídeo
2 personas
Abrir y revisar el lugar
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar la presentación de fotos
2 personas
Colocar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar los aperitivos y la tarta
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar bebidas y vasos
2 personas
Montar la mesa de bienvenida

Evento

Atender la mesa de recepción
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Servir el aperitivo y los bocados
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar los discursos
Coordinar los discursos
Reponer el bufé
3 personas
Cortar y servir la tarta
3 personas
Proporcionar la música
Guiar el momento de despedida
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura y las botellas vacías
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 45
Mesas de buffetcant. 3
Perchero
Mantelescant. 9

Vajilla

Platoscant. 50
Platos de postrecant. 50
Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 45
Cubiertoscant. 50
Bandejas de servircant. 10
Cucharones de servircant. 8
Jarrascant. 6

Decoración

Globoscant. 80
Arco de globos
Guirnaldascant. 8
Marcos de fotoscant. 12
Cartel de bienvenida
Tarjetas de nombrecant. 45
Rotuladorescant. 2
Libro de visitas
Bolígrafoscant. 6

Equipo

Altavoz Bluetoothcant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3

Cocina

Cafeteracant. 2
Hervidor de aguacant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillo de chefcant. 2
Cuchillo para tarta
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 2
Fregonascant. 2
Escobas de manocant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Faroles LEDcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de enviar las invitaciones. Pide la confirmación de asistencia con una fecha límite de 7 días para calcular comida, sillas, vajilla y bebidas.
Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día anterior. Separa después los aperitivos, la tarta y las bebidas para que el buffet sea fácil de identificar.
Coordina discursos, música y fotos con una persona responsable. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla y el altavoz al menos 60 minutos antes de que lleguen los invitados.
Enfría las bebidas con antelación y prepara jarras, vasos y tazas en puntos distintos. Para el primer tramo de la fiesta, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora.
No dejes el montaje para el último momento: reserva unas 2 horas para abrir el local, colocar mesas y sillas, colgar la decoración, preparar el café y montar la mesa de bienvenida.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta de despedida?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar fecha, reservar el recinto, hacer la lista de invitados y enviar las invitaciones. Deja la confirmación cerrada al menos 7 días antes.
¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta de despedida?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade después aproximadamente 1 bebida por persona y hora. Enfría una parte antes de montar la mesa y deja jarras disponibles para servir.
¿Cuándo preparo la presentación de fotos y el equipo de sonido?: Recopila música y fotos durante la semana previa y prepara la presentación como mínimo 1 día antes. El día de la fiesta, prueba el proyector, la pantalla, los cables y el altavoz 60 minutos antes de la llegada.
¿Cuánto tiempo necesito para montar el local?: Reserva unas 2 horas para abrir y revisar el lugar, colocar mesas y sillas, montar el buffet, colgar la decoración y preparar bebidas, café y aperitivos. Si hay presentación de fotos, añade otros 30 minutos para comprobar la conexión.

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