Organiser une fête au henné sans rien oublier

Une fête au henné demande de coordonner les invités, le traiteur, l’artiste, le photographe et l’aménagement de la salle. Cette checklist de 76 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au rangement final. Vous y trouverez aussi les 72 fournitures à prévoir, notamment pour le buffet, le thé, l’espace lounge et le coin henné. Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez progressivement les prestataires et les besoins des invités.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des invités
Réserver le catering
2 personnes
Réserver un artiste au henné
Réserver le photographe
Réserver le lieu
2 personnes
Convenir de la musique
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Choisir le modèle de henné
2 personnes
Confirmer le menu
2 personnes
Indiquer les allergies
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer le matériel pour le henné
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager un coin lounge
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Mettre les couverts en place
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Aménager l’espace au henné
3 personnes
Tester le henné
2 personnes
Déballer la décoration
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer l'éclairage doux
3 personnes
Tester la musique
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les salades
3 personnes
Préparer les desserts
2 personnes
Réchauffer les plats du buffet
3 personnes
Vérifier les toilettes
Préparer la table d’accueil
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Prendre les vestes
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Gérer les inscriptions au henné
Appliquer le henné
2 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le thé et le café
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Débarrasser les assiettes
3 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Assurer la musique et la danse
2 personnes
Remettre les consignes pour le henné
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Accompagner le départ des invités
3 personnes
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Dégager les tables
4 personnes
Pré-trier la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Récupérer la décoration
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Remettre le lieu propre
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Canapés de salonqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Poufs de loungeqté 12
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 40
Verres à eauqté 100
Verres à théqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Guirlandesqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 16
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 10
Chemin de table pour la table principale
Bâche de fond
Coussinsqté 24
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Panneau de table cadeaux
Bougeoirsqté 20
Bougies LEDqté 30
Ronds de servietteqté 90

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 10
Torchonsqté 12

Henné

Cônes de hennéqté 80
Conseils d’applicationqté 40
Table de travail pour le hennéqté 2
Serviettesqté 20
Gants jetablesqté 100
Dessous de plat jetablesqté 100
Poubelles pour le hennéqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 4 à 6 semaines avant la fête et prévoyez une date limite de réponse. Gardez une liste à jour pour connaître le nombre réel de repas, de chaises et de places assises.
Réservez rapidement l’artiste au henné, le traiteur et le photographe : ces prestations déterminent le déroulé de la soirée. Confirmez leurs horaires et leurs besoins au moins 7 jours avant l’événement.
Prévoyez un espace dédié au henné, séparé du buffet et suffisamment éclairé. Préparez le matériel, les modèles choisis et une file d’attente ou un ordre de passage pour éviter les attroupements.
Finalisez le menu après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Faites les courses non périssables quelques jours avant, puis récupérez les produits frais le jour même ou la veille.
Le jour J, ouvrez et aérez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Installez d’abord les tables et les chaises, puis le buffet, le coin lounge et la décoration afin de garder les circulations dégagées.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une fête au henné ?: Envoyez-les idéalement 4 à 6 semaines avant la fête. Fixez une date limite de réponse environ 10 jours avant l’événement pour confirmer le traiteur, le plan de table et les quantités.
Quand réserver un artiste au henné ?: Réservez l’artiste dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 6 à 8 semaines à l’avance. Confirmez ensuite le nombre d’invités, la durée de sa présence et les modèles souhaités au moins 7 jours avant.
Combien de temps faut-il pour installer une fête au henné ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour ouvrir, aérer et aménager la salle. Ajoutez 30 à 45 minutes si les tables, les chaises, le buffet, le coin lounge et la décoration doivent être installés par la même équipe.
Quand confirmer le menu et les allergies des invités ?: Recueillez les besoins alimentaires dès l’envoi des invitations et faites une première vérification 2 semaines avant. Confirmez le menu et transmettez les allergies définitives au traiteur environ 7 jours avant la fête.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.