Hennafeest organiseren: complete checklist

Een hennafeest vraagt om meer voorbereiding dan alleen decoratie en catering. Je stemt de gastenlijst, dieetwensen, henna-artiest, fotograaf en het programma op elkaar af. Plan daarnaast tijd voor de tafelschikking, loungehoek, henna-benodigdheden en het ventileren van de ruimte. Deze checklist helpt je om eerst de grote afspraken vast te leggen en daarna stap voor stap de boodschappen, inrichting en ontvangst te regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Gastenlijst bijwerken
Catering reserveren
2 personen
Henna-artiest reserveren
Fotograaf reserveren
Locatie reserveren
2 personen
Muziek afspreken
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Hennaontwerp kiezen
2 personen
Menu bevestigen
2 personen
Allergieën doorgeven
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Henna benodigdheden klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte ventileren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Loungehoek inrichten
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Hennahoek inrichten
3 personen
Henna testen
2 personen
Decoratie uitpakken
2 personen
Versiering ophangen
4 personen
Lichtverlichting plaatsen
3 personen
Muziek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Salades voorbereiden
3 personen
Desserts klaarzetten
2 personen
Buffetgerechten opwarmen
3 personen
Toilet controleren
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Briefing helpers geven
2 personen

Event

Gasten ontvangen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Henna-inschrijving bijhouden
Henna aanbrengen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Thee en koffie serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Diner serveren
5 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Borden afruimen
3 personen
Dessert serveren
3 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Muziek en dans verzorgen
2 personen
Henna-instructies meegeven
Laatste ronde dranken serveren
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
Jassen teruggeven
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
3 personen
Tafels leegruimen
4 personen
Servies voorsorteren
2 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie afhalen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Afval wegbrengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 90
Loungebankenaantal 4
Loungefauteuilsaantal 8
Loungepoefsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 100
Dessertbordenaantal 100
Kommenaantal 40
Waterglazenaantal 100
Theeglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerlepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveerbladenaantal 8
Melkkannenaantal 4
Suikerpottenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Slingersaantal 12
Kunstbloemboekettenaantal 16
Bloemstukkenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Loper voor hoofdtafel
Achtergronddoek
Kussensaantal 24
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 10
Cadeautafelbord
Kaarsenhoudersaantal 20
LED-kaarsenaantal 30
Servetringenaantal 90

Apparatuur

Draadloze microfoon
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 10
Opscheplepelsaantal 10
Theedoekenaantal 12

Henna

Henna conesaantal 80
Applicatietipsaantal 40
Henna werktafelaantal 2
Handdoekenaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Wegwerponderleggersaantal 100
Henna-afvalbakkenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de locatie, catering, henna-artiest en fotograaf eerst vast. Controleer daarna pas het programma, zodat je geen onderdelen plant rond een leverancier die nog niet beschikbaar is.
Verwerk aanmeldingen direct in de gastenlijst en vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf uit. Geef allergieën daarna door aan de catering en controleer het menu nog één keer.
Kies het hennaontwerp vooraf en zet alle benodigdheden op één vaste plek klaar. Reserveer voor het aanbrengen van henna extra tijd per gast, zodat het programma niet uitloopt.
Richt de ruimte in met aparte zones voor het buffet, de henna en de loungehoek. Zet tafels en stoelen eerst op hun plaats en plaats daarna tafelkleden, servies en decoratie.
Plan op de dag zelf minstens 2 uur voor het openen van de locatie, ventileren, tafels opstellen, boodschappen controleren en verse producten ophalen. Zo blijft er ruimte voor een laatste wijziging in de tafelschikking.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hennafeest organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie, catering, henna-artiest en fotograaf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de gastenlijst ongeveer 7 dagen voor het feest.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de voorbereiding op de dag zelf?: Reken op minimaal 2 uur voor het openen en ventileren van de locatie, het plaatsen van tafels en stoelen en het inrichten van de loungehoek. Trek extra tijd uit als verse producten nog opgehaald moeten worden.
Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën voor een hennafeest verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en controleer ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Geef allergieën vervolgens door aan de catering voordat je het menu bevestigt.
Wat moet ik klaarzetten voor de henna op het feest?: Zet de henna-benodigdheden vóór de ontvangst op één vaste, goed verlichte plek klaar. Controleer dit uiterlijk 30 minuten voordat de eerste gasten binnenkomen, naast de gekozen ontwerpen en de zitplaatsen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.