Comment organiser une fête au henné, étape par étape

Une fête au henné se prépare d’abord autour du nombre d’invités, du lieu et du temps nécessaire pour les motifs. Commencez par confirmer les présences et les besoins alimentaires, puis réservez le traiteur, l’artiste au henné et le photographe avant de finaliser le programme. Prévoyez ensuite les tables, les chaises, le buffet, l’espace lounge et un coin suffisamment éclairé pour le henné. Les dernières heures servent surtout à récupérer les produits frais, vérifier le matériel et installer la salle.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2 personnes
2
Concevoir les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Mettre à jour la liste des invités
7
Réserver le catering
2 personnes
8
Réserver un artiste au henné
9
Réserver le photographe
10
Réserver le lieu
2 personnes
11
Convenir de la musique
2 personnes
12
Élaborer le programme
2 personnes
13
Établir le plan de table
2 personnes
14
Choisir le modèle de henné
2 personnes
15
Confirmer le menu
2 personnes
16
Indiquer les allergies
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Récupérer les produits frais
2 personnes
20
Préparer le matériel pour le henné
2 personnes
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Aérer la salle
2 personnes
23
Installer les tables
4 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Aménager un coin lounge
3 personnes
26
Monter le buffet
3 personnes
27
Préparer la vaisselle
2 personnes
28
Mettre les couverts en place
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Mettre en place le point café
2 personnes
31
Aménager l’espace au henné
3 personnes
32
Tester le henné
2 personnes
33
Déballer la décoration
2 personnes
34
Suspendre la décoration
4 personnes
35
Installer l'éclairage doux
3 personnes
36
Tester la musique
2 personnes
37
Préparer les en-cas
4 personnes
38
Préparer les salades
3 personnes
39
Préparer les desserts
2 personnes
40
Réchauffer les plats du buffet
3 personnes
41
Vérifier les toilettes
42
Préparer la table d’accueil
2 personnes
43
Préparer la liste d’inscription
44
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

45
Accueillir les invités
4 personnes
46
Prendre les vestes
2 personnes
47
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
48
Gérer les inscriptions au henné
49
Appliquer le henné
2 personnes
50
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Servir le thé et le café
2 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Ouvrir le buffet
2 personnes
55
Servir le dîner
5 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
57
Débarrasser les assiettes
3 personnes
58
Servir le dessert
3 personnes
59
Animer le moment photo
2 personnes
60
Assurer la musique et la danse
2 personnes
61
Remettre les consignes pour le henné
62
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
63
Accompagner le départ des invités
3 personnes
64
Rendre les vestes
2 personnes

Suivi

65
Rassembler les déchets
3 personnes
66
Dégager les tables
4 personnes
67
Pré-trier la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer la cuisine
3 personnes
69
Nettoyer les toilettes
2 personnes
70
Récupérer la décoration
3 personnes
71
Démonter le mobilier
4 personnes
72
Emballer le matériel
2 personnes
73
Remettre le lieu propre
3 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Stocker les restes
2 personnes
76
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Canapés de salonqté 4
Fauteuils loungeqté 8
Poufs de loungeqté 12
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bolsqté 40
Verres à eauqté 100
Verres à théqté 80
Tasses à caféqté 80
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Guirlandesqté 12
Bouquets de fleurs artificiellesqté 16
Compositions floralesqté 8
Décorations de tableqté 10
Chemin de table pour la table principale
Bâche de fond
Coussinsqté 24
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 10
Panneau de table cadeaux
Bougeoirsqté 20
Bougies LEDqté 30
Ronds de servietteqté 90

Équipement

Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12
Pinces de serviceqté 10
Louchesqté 10
Torchonsqté 12

Henné

Cônes de hennéqté 80
Conseils d’applicationqté 40
Table de travail pour le hennéqté 2
Serviettesqté 20
Gants jetablesqté 100
Dessous de plat jetablesqté 100
Poubelles pour le hennéqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez rapidement le nombre d’invités : les quantités de repas, de vaisselle et le nombre de tables en dépendent. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu au moins 7 jours avant la fête.
Réservez l’artiste au henné plusieurs semaines à l’avance et confirmez le nombre de participantes, le modèle souhaité et la durée prévue pour chaque passage. Un créneau trop serré crée vite une file d’attente.
Placez l’espace henné à l’écart du buffet et du passage, avec une table stable, deux chaises et un éclairage suffisant. Préparez le matériel avant l’ouverture du lieu plutôt que pendant l’arrivée des invités.
Confirmez le menu après avoir recueilli les allergies et besoins alimentaires, puis vérifiez la vaisselle adaptée au repas, au thé et au café. Les produits frais se récupèrent idéalement le jour même ou la veille selon leur conservation.
Construisez un déroulé avec des horaires précis pour l’accueil, le henné, le repas, les photos et la musique. Ouvrez la salle au moins 2 heures avant l’arrivée prévue pour aérer, installer les tables et aménager le coin lounge.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une fête au henné ?: Prévoyez idéalement 4 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les invités, réserver le lieu et les prestataires, puis d’ajuster le menu et le programme environ 7 jours avant la fête.
Quand réserver l’artiste au henné ?: Réservez-le au moins 4 semaines à l’avance, et plus tôt si la date est très demandée. Confirmez 7 jours avant le nombre de personnes, les modèles et la durée disponible pour chaque motif.
Combien de temps prévoir pour l’installation de la salle ?: Comptez au minimum 2 heures avant l’arrivée des invités. Il faut aérer, installer les tables et les chaises, préparer le buffet, organiser le coin lounge et mettre en place l’espace dédié au henné.
Quand confirmer le nombre d’invités et le menu ?: Fixez une première date limite de réponse 3 semaines avant la fête, puis faites une dernière mise à jour 7 jours avant. C’est à ce moment que vous confirmez les allergies, les quantités du traiteur et la vaisselle nécessaire.

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