Fête annuelle : la checklist pour tout organiser

Une fête annuelle se prépare plus facilement quand les décisions suivent un ordre précis. Commence par fixer la date, le programme et le lieu, puis réserve le traiteur et le matériel de musique avant d’envoyer les invitations. Les inscriptions servent ensuite à ajuster le menu, les quantités et les besoins alimentaires. La dernière semaine est consacrée aux achats, à la préparation de la salle et au contrôle du matériel sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Réserver la musique et le matériel
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Faire l’aménagement de la salle
2 personnes
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer le programme et les panneaux de direction
2 personnes
Acheter des décorations
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Vérifier les provisions non périssables
2 personnes
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Portionner les desserts
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les locaux et les sanitaires
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place les points boissons
3 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Dresser les amuse-bouches et le buffet
4 personnes
Aménager la table d'inscription
2 personnes
Préparer le texte d’ouverture et le programme

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner l'activité
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Fournir la musique
2 personnes
Couper et servir le gâteau
3 personnes
Annoncer la clôture
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
Gérer la caution et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tabourets de barqté 8
Porte-manteauxqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à boireqté 160
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100

Cuisine

Louchesqté 8
Pince de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3

Décoration

Ballonsqté 150
Arche de ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 10
Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 10
Panneaux d’orientationqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sacs poubelleqté 100
Pinces à déchetsqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines à l’avance. Ce délai laisse le temps de réserver le traiteur, la musique et le matériel sans devoir modifier le programme.
Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la fête et fixe une date limite de réponse. Garde ensuite 3 à 5 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Demande les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dès l’inscription. Prévois les portions à partir du nombre confirmé, puis ajoute environ 5 à 10 % pour les imprévus.
Fais les courses en deux temps : les produits non périssables quelques jours avant, puis les boissons et produits réfrigérés la veille. Remplis les glacières le jour même pour conserver le froid jusqu’au service.
Teste les haut-parleurs, la table de mixage, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture. Vérifie aussi les sanitaires, les tables, les chaises et la circulation dans la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une fête annuelle ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, le traiteur et la musique, puis lance les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement.
Quand envoyer les invitations pour une fête annuelle ?: Envoie-les 4 à 6 semaines à l’avance et indique une date limite de réponse située environ 2 semaines avant la fête. Tu auras ainsi le temps de confirmer les inscriptions et les besoins alimentaires.
Combien de temps avant préparer la salle ?: Prévois l’aménagement principal le jour même, au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Garde la dernière heure pour les boissons, les buffets, les badges, les panneaux et les vérifications techniques.
Quand acheter les boissons et les produits frais ?: Achète les produits non périssables 3 à 5 jours avant, puis les boissons et les produits réfrigérés la veille. Les glacières doivent être remplies le jour de la fête, juste avant le transport ou l’ouverture du lieu.

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