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Jahresfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahresfest wird übersichtlich, wenn du die Planung in feste Phasen teilst. Lege zuerst Datum, Programm und Veranstaltungsort fest, danach folgen Catering, Musik, Einladungen und Anmeldungen. In der letzten Woche klärst du Mengen, Raumaufteilung, Namensschilder und Wegweiser. Am Veranstaltungstag zählen vorbereitete Kühlboxen, beschriftete Bereiche und ein früher Rundgang durch Raum und Sanitäranlagen. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch alle 65 Aufgaben und 54 benötigten Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Musik und Ausrüstung reservieren

  • Einladungen erstellen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Raumaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Menü und Mengen festlegen

    2 Personen

  • Einkaufsliste erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programm- und Wegweiser erstellen

    2 Personen

  • Dekoration einkaufen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke und Kühlprodukte abholen

    2 Personen

  • Haltbare Lebensmittel prüfen

    2 Personen

  • Gemüse und Obst waschen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Desserts portionieren

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    4 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Raum und sanitäre Anlagen prüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    3 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Musik testen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    4 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Getränkepunkte einrichten

    3 Personen

  • Essen und Getränke kühlen

    3 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks und Buffet anrichten

    4 Personen

  • Anmeldetisch einrichten

    2 Personen

  • Eröffnungstext und Programm bereitlegen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Aktivität betreuen

    3 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Musik organisieren

    2 Personen

  • Kuchen anschneiden und servieren

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen sicher verpacken

    2 Personen

  • Kaution und Schlüssel abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • TrinkgläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 80
  • KaffeelöffelAnz. 90
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • LöffelAnz. 100

Küche

  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierplattenAnz. 8
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • EisbehälterAnz. 3

Dekoration

  • BallonsAnz. 150
  • BallonbogenAnz. 2
  • GirlandenAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 12
  • ServiettenhalterAnz. 10
  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • Fotowand
  • FotopropsAnz. 20
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 10
  • WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • MüllsäckeAnz. 100
  • MüllgreiferAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8
  • SpülbeckenAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere Veranstaltungsort, Catering sowie Musik und Ausrüstung möglichst mehrere Wochen vor dem Jahresfest. Erst wenn diese Punkte feststehen, lassen sich Einladungen mit verlässlichen Angaben verschicken.
  • Bearbeite Anmeldungen in einer Liste und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Bestätige die Teilnahme spätestens eine Woche vorher, damit Menü, Mengen und Sitzordnung nicht auf Schätzungen beruhen.
  • Plane Geschirr und Mobiliar passend zu den Programmpunkten: Neben Tischen und Stühlen brauchst du unter anderem Buffetische, Serviergeschirr, Trink- und Weingläser sowie einen Kleiderständer. Prüfe dabei, ob alles am Veranstaltungsort vorhanden ist oder transportiert werden muss.
  • Erledige verderbliche Vorbereitungen möglichst spät: Gemüse und Obst wäschst du am Vortag, Getränke und Kühlprodukte holst du kurz vor dem Aufbau ab, und gefüllte Kühlboxen bleiben bis zum Transport geschlossen.
  • Öffne die Location früh genug für einen vollständigen Kontrollgang. Prüfe Raumaufteilung, Sanitäranlagen, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Mikrofonständer und Verlängerungskabel, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jahresfest organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und Location. Catering sowie Musik und Ausrüstung solltest du direkt danach reservieren, spätestens 6 Wochen vor dem Fest.
Wann verschickt man Einladungen für ein Jahresfest?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr 2 bis 3 Wochen vor dem Termin, damit du Ernährungswünsche, Menü und Mengen rechtzeitig planen kannst.
Wie viel Essen und Geschirr braucht man für ein Jahresfest?
Lege die Mengen erst nach dem Anmeldeschluss anhand der bestätigten Gästezahl fest und rechne bei Geschirr mindestens ein vollständiges Set pro Person plus etwa 10 Prozent Reserve. Für Buffet und Dessert brauchst du zusätzlich eigene Teller, Servierschalen und Servierplatten.
Was muss man am Tag des Jahresfests zuerst prüfen?
Plane mindestens 90 Minuten vor Beginn für das Öffnen der Location und den Kontrollgang ein. Prüfe zuerst Raum, Sanitäranlagen, Mobiliar und Stromanschlüsse, danach Buffet, Kühlung, Beschilderung und die Tonanlage.

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