Checklist para organizar tu fiesta anual

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el programa, el lugar, el catering y la música antes de enviar las invitaciones. Si falta una de estas reservas, los invitados no recibirán información fiable sobre horarios o ubicación.
• Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el número definitivo varios días antes. Ese dato afecta al menú, las cantidades, los platos de servicio y la distribución de las mesas.
• Prepara el plano del espacio antes de llevar el material: reserva zonas para buffet, bebidas, mesas, sillas, percheros y circulación. Comprueba también dónde habrá enchufes para la mesa de mezclas, los altavoces, el micrófono y las máquinas de café.
• Haz la compra en dos momentos: primero los productos no perecederos y las decoraciones, y después las bebidas y los alimentos refrigerados. Lava frutas y verduras y prepara aperitivos cuando ya tengas confirmado el espacio y el horario de acceso.
• El día del evento, llega con margen para revisar la ubicación y los servicios sanitarios, colocar carteles y tarjetas de nombre, llenar las neveras portátiles y probar el sonido. Lleva los cables alargadores y las regletas junto con el equipo, no en una caja separada que pueda quedarse atrás.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta anual?

Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, reservar el lugar, el catering y la música, y enviar las invitaciones. Deja los últimos 3 días para confirmar asistentes, comprar refrigerados y preparar el material.

¿Cuándo hay que confirmar el número de invitados?

Solicita las inscripciones desde el envío de las invitaciones y fija una fecha límite entre 7 y 10 días antes. Confirma entonces el total y las preferencias dietéticas antes de cerrar el menú y las cantidades.

¿Cuánta bebida necesito para una fiesta anual?

Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y aproximadamente 1 por persona por cada hora adicional. Ajusta la proporción según la duración, el menú y cuántos invitados no beban alcohol.

¿Qué hay que revisar el día de la fiesta?

Revisa el espacio, los servicios sanitarios, las mesas, las sillas, el buffet y los enchufes al menos 2 horas antes de la llegada. Después prueba altavoces, mesa de mezclas y micrófono, y coloca el programa, los carteles y las tarjetas de nombre.

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