Checklist pour organiser un festival du vin

Un festival du vin demande plus qu’une sélection de bouteilles et quelques tables. Il faut verrouiller le lieu, les fournisseurs, les inscriptions et les livraisons suffisamment tôt pour éviter les ruptures ou le matériel manquant le jour J. Cette checklist suit l’ordre utile : cadrage, préparation, contrôle des stocks, installation et accueil. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les étiquettes, les paiements et le stockage au frais.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les fournisseurs de vin
2 personnes
Établir la liste de dégustation des vins
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner les livraisons avec les fournisseurs
Réserver les verres de dégustation et la vaisselle
Définir le menu et les amuse-bouches
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Établir le planning du personnel
Mettre à jour la liste des visiteurs
Vérifier les étiquettes des vins
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de vin
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Recevoir les vins
3 personnes
Stocker les vins au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Recharger le matériel de paiement
Vérifier les prévisions météo
Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Mettre en place les stations de vin
4 personnes
Remplir les glacières
3 personnes
Préparer les verres de dégustation
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer les panneaux et les menus
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester le point de paiement
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Briefing des employés
8 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les verres de dégustation
2 personnes
Présenter les vins
6 personnes
Servir le vin
6 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Refaire le plein d’eau
2 personnes
Réapprovisionner le vin blanc
2 personnes
Réapprovisionner le rosé
2 personnes
Refaire le plein de vin rouge
2 personnes
Collecter les verres usagés
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Remplacer les sacs-poubelle
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Fermer l'entrée
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer le stock de vin
2 personnes
Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Laver les verres et la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter le vin restant
2 personnes
Ranger la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rassembler les factures et les reçus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 18
Tables hautesqté 10
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 20

Vaisselle

Verres de dégustationqté 180
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Petits bolsqté 30
Carafesqté 20
Seaux à glaceqté 12

Équipement

Glacièresqté 10
Tire-bouchonsqté 18
Tire-bouchonsqté 12
Refroidisseurs à vinqté 12
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Chariots à mainqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Tapis rafraîchissantsqté 20
Bacs à bouteillesqté 12
Bacs de stockageqté 20

Décoration

Panneaux de menuqté 12
Cartes des régions viticolesqté 12
Numéros de tableqté 20
Compositions floralesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 12

Catering

Distributeurs d'eauqté 4
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 8
Pains de glaceqté 40
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis contactez les fournisseurs de vin au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer la liste de dégustation et les réservations.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant le festival et recueillez les besoins alimentaires à ce moment-là. Le nombre de visiteurs détermine les verres, les assiettes, les amuse-bouches et le personnel.
Prévoyez un espace séparé pour stocker les vins au frais dès leur livraison. Contrôlez les bouteilles, les quantités et les étiquettes avant de les répartir sur les tables de dégustation.
Vérifiez le matériel de paiement et rechargez les terminaux la veille. Testez aussi les rallonges et les multiprises avant l’ouverture, surtout si des réfrigérateurs, machines à café ou bouilloires sont installés.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant l’événement et contrôlez le site le matin même. Les tentes, tables, seaux à glace et zones de circulation doivent être prêts avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du vin ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les fournisseurs, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et coordonner les livraisons.
Quand faut-il commander les verres de dégustation ?: Réservez les verres et la vaisselle au moins 3 à 4 semaines avant le festival. Confirmez ensuite les quantités 7 jours avant, une fois la liste des visiteurs presque définitive.
Quand recevoir et vérifier les vins ?: Organisez la livraison 1 à 3 jours avant l’événement, selon les conditions de stockage. Comptez les bouteilles dès réception, vérifiez les étiquettes et placez immédiatement les vins concernés au frais.
Que faut-il vérifier le jour d’un festival du vin ?: Contrôlez le site, les tentes, les tables, les verres, les seaux à glace, les amuse-bouches et les terminaux de paiement avant l’ouverture. Faites cette vérification au moins 2 heures avant l’arrivée du public.

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