Checklist para organizar un festival del vino

Organizar un festival del vino requiere coordinar catas, proveedores, asistentes y servicio sin perder de vista la conservación de las botellas. Empieza fijando la fecha y el lugar, y después cierra las reservas, las inscripciones y el menú. Durante los últimos días tendrás que confirmar entregas, revisar etiquetas, enfriar los vinos y preparar los aperitivos. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar con proveedores de vino
2 personas
Preparar la lista de cata de vinos
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Coordinar las entregas con los proveedores
Reservar vasos de degustación y vajilla
Definir el menú y los aperitivos
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Hacer el horario del personal
Actualizar la lista de visitantes
Comprobar las etiquetas de vino
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Comprobar el stock de vino
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recibir los vinos
3 personas
Guardar los vinos refrigerados
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cargar el equipo de pago
Comprobar el pronóstico del tiempo
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar las carpas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar las estaciones de vino
4 personas
Llenar las neveras portátiles
3 personas
Preparar los vasos de degustación
3 personas
Montar aperitivos
3 personas
Colocar carteles y menús
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Probar el punto de pago
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Sesión informativa para el personal
8 personas

Evento

Abrir la entrada
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir vasos de degustación
2 personas
Presentar vinos
6 personas
Servir vino
6 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar agua
2 personas
Reponer el vino blanco
2 personas
Rellenar rosé
2 personas
Reponer vino tinto
2 personas
Recoger los vasos usados
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Sustituir las bolsas de basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Servir café y té
2 personas
Anunciar la última ronda
Cerrar la entrada
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Cerrar el inventario de vino
2 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas
Lavar vasos y vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el vino sobrante
2 personas
Guardar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Recopilar facturas y recibos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 18
Mesas altascant. 10
Sillascant. 80
Mesas de cervezacant. 6
Manteleríacant. 18
Taburetescant. 20

Vajilla

Vasos de degustacióncant. 180
Vasos para aguacant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Cuencoscant. 30
Jarrascant. 20
Cubiterascant. 12

Equipo

Neveras portátilescant. 10
Sacacorchoscant. 18
Sacacorchoscant. 12
Enfriadores de vinocant. 12
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neverascant. 2
Cajas de herramientascant. 2
Carritos de manocant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 6
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Alfombrillas de refrigeracióncant. 20
Contenedores para botellascant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20

Decoración

Carteles del menúcant. 12
Tarjetas de región vinícolacant. 12
Números de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 12
Guirnaldascant. 8
Cartel de bienvenida

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12

Catering

Dispensadores de aguacant. 4
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6
Bandejas de serviciocant. 12
Cestas de pancant. 8
Acumuladores de fríocant. 40
Compras

Limpieza

Papeleracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Guantes de limpiezacant. 12

Consejos

Cierra los proveedores de vino antes de enviar las invitaciones y confirma por escrito la fecha y la franja horaria de cada entrega. Así podrás preparar la lista de cata con los vinos realmente disponibles.
Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y transforma esos datos en cantidades concretas de aperitivos. Haz una última actualización de la lista de visitantes entre 24 y 48 horas antes.
No dejes la vajilla para la última semana: reserva vasos de degustación, vasos de agua, platos, cubiertos y cuencos con margen suficiente para corregir faltas o cambios de aforo.
Recibe los vinos al menos un día antes de la cata, comprueba las etiquetas y guarda refrigeradas las botellas que lo necesiten. Mantén neveras portátiles, cubiteras y enfriadores listos antes de abrir el recinto.
Haz una inspección final del lugar el mismo día: revisa mesas, carpas, cables, regletas, terminales de pago y el plano. Comprueba también la previsión meteorológica y ajusta la distribución antes de que lleguen los asistentes.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar un festival del vino?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar fecha y lugar, contactar con proveedores y reservar la vajilla. Deja las últimas 48 horas para confirmar asistentes, entregas y preferencias dietéticas.
¿Cuánto vino se necesita para una cata?: Calcula la cantidad según el número de asistentes y las referencias de la lista de cata, usando la medida de degustación que hayas definido. Añade un margen del 10 al 15 % para reposiciones, derrames y botellas defectuosas.
¿Cuándo se deben recibir y enfriar los vinos?: Recibe los vinos como mínimo 24 horas antes del evento para revisar etiquetas, cantidades y posibles daños. Guarda refrigeradas las botellas que lo requieran y prepara los enfriadores antes de abrir el lugar.
¿Qué hay que comprobar el día del festival del vino?: Haz la inspección del recinto entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Comprueba el plano, las mesas, la vajilla, los sacacorchos, la conservación del vino, los cables y los terminales de pago.

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