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Weinfestival organisieren: die komplette Checkliste

Ein Weinfestival braucht mehr Vorbereitung als eine Weinliste: Lieferungen, Kühlung, Gläser, Personal und Besucherfluss müssen zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre danach Weine, Reservierungen und Anmeldungen. In der letzten Woche prüfst du Vorräte, Etiketten, Ausstattung und Wetter. Am Veranstaltungstag zählen ein klarer Lageplan, gekühlte Weine und ein kontrollierter Aufbau, damit die Verkostung pünktlich starten kann.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Weinlieferanten anfragen

    2 Personen

  • Weinverkostungsliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lieferungen mit Lieferanten abstimmen

  • Probiergläser und Geschirr reservieren

  • Menü und Snacks festlegen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Personaleinsatzplan erstellen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Weinetiketten prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Weinvorrat prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Weine entgegennehmen

    3 Personen

  • Weine gekühlt lagern

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Zahlungsgeräte aufladen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Weinstationen einrichten

    4 Personen

  • Kühlboxen füllen

    3 Personen

  • Verkostungsgläser bereitstellen

    3 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Schilder und Menükarten aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Bezahlstation testen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Mitarbeiter-Briefing

    8 Personen

Event

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Probiergläser verteilen

    2 Personen

  • Weine präsentieren

    6 Personen

  • Wein ausschenken

    6 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Wasser nachfüllen

    2 Personen

  • Weißwein nachfüllen

    2 Personen

  • Rosé nachfüllen

    2 Personen

  • Rotwein nachfüllen

    2 Personen

  • Benutzte Gläser einsammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Müllsäcke ersetzen

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Eingang schließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Weinvorrat abschließen

    2 Personen

  • Reste sicher lagern

    2 Personen

  • Gläser und Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenen Wein zurückbringen

    2 Personen

  • Dekoration verstauen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Rechnungen und Belege sammeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 3
  • TischeAnz. 18
  • StehtischeAnz. 10
  • StühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • TischwäscheAnz. 18
  • HockerAnz. 20

Geschirr

  • ProbiergläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • SchälchenAnz. 30
  • KaraffenAnz. 20
  • EiskübelAnz. 12

Ausstattung

  • KühlboxenAnz. 10
  • KorkenzieherAnz. 18
  • KorkenzieherAnz. 12
  • WeinkühlerAnz. 12
  • KartenterminalsAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • WerkzeugkistenAnz. 2
  • HandkarrenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 4
  • KühlmattenAnz. 20
  • FlaschenkästenAnz. 12
  • VorratskistenAnz. 20

Dekoration

  • MenükartenAnz. 12
  • WeinanbaukartenAnz. 12
  • TischnummernAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 10
  • LED-LampenAnz. 20
  • BatterielaternenAnz. 12

Catering

  • WasserspenderAnz. 4
  • KaffeekannenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 12
  • BrotkörbeAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 40
  • Einkäufe

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 6
  • ReinigungshandschuheAnz. 12

Tipps

  • Frage Weinlieferanten frühzeitig an und plane die Lieferung nicht für den Veranstaltungstag ein. Prüfe jede Lieferung direkt auf Menge, Zustand und richtige Weinetiketten.
  • Reserviere Probiergläser, Wassergläser, Karaffen und Eiskübel mit Reserve. Rechne pro angemeldeter Person mit mindestens einem Probierglas plus zusätzlichem Bedarf für Nachschub und Bruch.
  • Teile Weine auf Kühlschränke, Kühlboxen und Weinkühler auf, statt alles erst kurz vor Beginn zu kühlen. Kontrolliere die Kühlmöglichkeiten spätestens am Vortag und lagere empfindliche Weine durchgehend kalt.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und stimme Menü und Snacks darauf ab. Bereite Snacks, Teller, Schälchen und Servierbesteck so vor, dass sie nicht den Verkostungsbereich blockieren.
  • Plane Personal, Zahlungsgeräte und Verlängerungskabel vor dem Aufbau ein. Lade Kartenterminals vollständig auf, prüfe die Stromwege und kontrolliere Gelände, Zelte, Tische und Fluchtwege vor dem Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weinfestival organisieren?
Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Weinlieferanten und Reservierungen. Einladungen und Anmeldungen sollten mindestens 4 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Mengen, Snacks und Personal planen kannst.
Wie viele Probiergläser braucht man für ein Weinfestival?
Plane mindestens ein Glas pro angemeldeter Person und halte zusätzliche Gläser für Wechsel, Bruch und verspätete Rückgabe bereit. Bei 100 Gästen sind daher etwa 110 bis 120 Probiergläser eine praktikable Reserve.
Wann sollte man Wein für ein Weinfestival liefern lassen?
Stimme die Lieferung so ab, dass du alle Flaschen spätestens am Vortag kontrollieren und kühlen kannst. Am Veranstaltungstag bleibt dann Zeit für Aufbau, Etikettenkontrolle und die Geländeprüfung.
Wie viel Personal braucht ein Weinfestival?
Für etwa 50 Gäste solltest du mindestens 3 bis 4 Personen für Ausschank, Snacks, Zahlungen und Nachschub einplanen. Bei größeren Gruppen ergänzst du das Team nach Besucherzahl und getrennten Stationen im Lageplan.

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