Checklist pour organiser un festival du film

Un festival du film demande surtout de verrouiller la programmation, les droits de projection et la technique avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, du choix des titres jusqu’à l’ouverture du lieu. Elle couvre aussi les invitations, l’accueil, les bénévoles, la restauration et les sauvegardes de secours. Prévoyez une vraie répétition technique : un film téléchargé n’est pas forcément un film qui se lance correctement le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le programme et les titres des films
2 personnes
Vérifier les films et les droits de projection
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le projecteur et l'écran
Concevoir le programme de films
Rédiger les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations aux visiteurs
Télécharger et vérifier les films
2 personnes
Planifier un test technique
Confirmer la livraison du matériel technique
Passer la commande traiteur
Préparer les impressions
Sauvegarder les films sur USB
Imprimer la liste des visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Récupérer la technique et le matériel
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Déballer le matériel technique
2 personnes
Répartir la salle
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l’écran et le projecteur
2 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Tester techniquement les films
2 personnes
Mettre en place le matériel de réserve
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Préparer les programmes et les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Briefer les bénévoles
Préparer les portes et l'entrée
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Lancer le premier film
Animer la projection du film
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Annoncer le deuxième film
Lancer le deuxième film
Animer la projection du film
2 personnes
Servir les amuse-bouches chauds
3 personnes
Animer la pause du soir
3 personnes
Annoncer le troisième film
Lancer le troisième film
Animer la projection du film
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Recueillir les questions du public
Assurer la clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets trouvés

Suivi

Éteindre le projecteur en toute sécurité
Sécuriser les films et les fichiers
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel technique
2 personnes
Ranger les provisions restantes
Archiver la liste des visiteurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Bureau d’accueil
Portantsqté 2

Équipement

Projecteur
Lampe de projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Clés USBqté 3
Haut-parleursqté 2
Mixeur audio
Microphoneqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Télécommandesqté 2

Éclairage

Panneaux LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Gobelets à café réutilisablesqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 3

Décoration

Affiches de filmqté 12
Panneaux de directionqté 8
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 30
Porte-badgesqté 30

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Poubellesqté 6
Gantsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réglez les droits de projection avant de publier le programme ou d’envoyer les invitations. Gardez une confirmation écrite pour chaque film et vérifiez que la version reçue correspond bien au titre annoncé.
Planifiez le test technique plusieurs jours avant le festival. Testez chaque film avec le projecteur, l’écran, les câbles HDMI, les adaptateurs, les haut-parleurs et le mixeur audio qui seront réellement utilisés.
Téléchargez les films assez tôt pour pouvoir les vérifier un par un, puis copiez-les sur au moins une clé USB de secours. Prévoyez aussi un ordinateur portable compatible et les télécommandes nécessaires.
Fermez les inscriptions avant de finaliser l’accueil et la restauration. Imprimez la liste des visiteurs, recueillez les besoins alimentaires et répartissez les bénévoles avant l’ouverture du lieu.
Ne gardez pas l’installation pour la dernière heure : les tables de buffet, les chaises, l’accueil, l’éclairage et les rallonges doivent être en place avant l’arrivée du public. Préparez aussi les boissons, les assiettes et les couverts réutilisables à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival du film ?: Commencez la programmation et la vérification des droits au moins 8 à 12 semaines avant la première projection. Réservez rapidement le lieu, le projecteur et l’écran, car la technique conditionne le programme final.
Quand ouvrir les inscriptions pour un festival du film ?: Ouvrez le formulaire dès que les titres, les horaires, le lieu et les principales informations pratiques sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite au moins 7 jours avant pour traiter les inscriptions et les besoins alimentaires.
Quand tester les films et le projecteur ?: Faites un test technique complet 3 à 7 jours avant le festival, puis un contrôle rapide le jour même. Lancez chaque fichier avec le projecteur, l’audio et les câbles prévus, et gardez une copie sur clé USB en cas de problème.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival du film ?: Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour la salle et une pour la technique, puis ajoutez un renfort pour la restauration si le public est nombreux. Répartissez les rôles au plus tard 7 jours avant et envoyez les consignes à toute l’équipe.

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