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Filmfestival organisieren: Die praktische Checkliste

Ein Filmfestival braucht mehr Vorbereitung als nur eine Filmauswahl und einen Projektor. Du musst Vorführrechte klären, den Ablauf festlegen, Technik testen, Helfer einteilen und Besucher rechtzeitig informieren. Plane außerdem Zeit für Downloads, Backups und einen Probelauf ein – technische Probleme kurz vor Beginn lassen sich dann meist vermeiden. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmidee bis zum Öffnen der Location.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Filmtitel festlegen

    2 Personen

  • Filme und Vorführrechte prüfen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Projektor und Leinwand reservieren

  • Filmprogramm entwerfen

  • Einladungen erstellen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Programm online veröffentlichen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

  • Besucherinformationen versenden

  • Filme herunterladen und prüfen

    2 Personen

  • Technischen Test planen

  • Techniklieferung bestätigen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Drucksachen vorbereiten

  • Filme auf USB-Backup sichern

  • Besucherliste drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Technik und Materialien abholen

    2 Personen

  • Lagerfähiges Catering bereitstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik auspacken

    2 Personen

  • Saal einteilen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Leinwand und Projektor aufstellen

    2 Personen

  • Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Filme technisch testen

    2 Personen

  • Ersatzgeräte bereitstellen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Programme und Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Freiwillige einweisen

  • Türen und Eingang vorbereiten

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Film starten

  • Filmvorführung begleiten

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenraum sauber halten

    2 Personen

  • Zweiten Film ankündigen

  • Zweiten Film starten

  • Filmvorführung begleiten

    2 Personen

  • Warme Snacks servieren

    3 Personen

  • Abendpause begleiten

    3 Personen

  • Den dritten Film ankündigen

  • Dritten Film starten

  • Filmvorführung begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Publikumsfragen sammeln

  • Abschluss organisieren

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Projektor sicher ausschalten

  • Filme und Dateien sichern

  • Catering abräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Technik einpacken

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Technik zurückbringen

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe wegräumen

  • Besucherliste archivieren

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 10
  • BuffetischeAnz. 3
  • Eingangsbereich
  • GarderobenständerAnz. 2

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektorlampe
  • Leinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • USB-SticksAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Audiomischpult
  • MikrofonAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • FernbedienungenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-PanelsAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 6
  • KaffeekannenAnz. 3
  • TeekannenAnz. 2

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KochmesserAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • SchüsselnAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhaltebehälterAnz. 3

Dekoration

  • FilmplakateAnz. 12
  • PfeiltafelnAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 30
  • BadgehalterAnz. 30

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • AbfallbehälterAnz. 6
  • HandschuheAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Vorführrechte, bevor du das Programm veröffentlichst. Plane für jeden Film einen Nachweis und prüfe, ob die geplante öffentliche Vorführung tatsächlich abgedeckt ist.
  • Lege den Ablauf mit festen Uhrzeiten fest und veröffentliche ihn erst nach einer technischen Prüfung. Zwischen zwei Filmen solltest du mindestens 15 Minuten für Wechsel, Fragen oder Verzögerungen einplanen.
  • Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon und alle HDMI-Verbindungen mindestens 24 Stunden vorher. Lade jeden Film vollständig herunter und sichere ihn zusätzlich auf einem USB-Stick.
  • Schicke Besucherinformationen spätestens 3 Tage vor dem Festival. Nenne darin Einlasszeit, Adresse, Programm, Hinweise zur Garderobe und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen.
  • Plane Helfer nicht nur für den Einlass ein: Du brauchst mindestens eine Person für die Technik, eine für Fragen im Saal und eine für Catering oder Garderobe. Drucke die Besucherliste am Veranstaltungstag noch einmal aktuell aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Filmfestival planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum kannst du Location und Technik reservieren, Vorführrechte klären, Anmeldungen öffnen und das Programm rechtzeitig veröffentlichen.
Wie viele Helfer braucht man für ein Filmfestival?
Für ein kleines Festival solltest du mindestens 3 Helfer einteilen: eine Person für den Einlass, eine für die Technik und eine für Saal, Catering oder Garderobe. Bei mehr als 100 Gästen kommt mindestens eine weitere Person für Besucherfragen hinzu.
Wann sollte die Technik für ein Filmfestival getestet werden?
Führe den vollständigen Test mindestens 24 Stunden vor Beginn durch und wiederhole die wichtigsten Verbindungen am Veranstaltungstag. Prüfe dabei Bild, Ton, Untertitel, Fernbedienungen, Adapter und die USB-Sicherung.
Wie viel Zeit braucht der Einlass bei einem Filmfestival?
Plane für den Einlass mindestens 30 Minuten vor dem ersten Film ein. Bei 100 Gästen solltest du mit zwei Personen am Eingang rechnen, damit Anmeldung, Besucherliste und Fragen nicht den Programmstart verzögern.

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