Checklist para organizar un festival de cine sin olvidos

Organizar un festival de cine implica coordinar películas, derechos de exhibición, sala, equipos técnicos, público y catering. Empieza cerrando el programa y confirmando que puedes proyectar cada título antes de anunciarlo. Después reserva la sala, el proyector y la pantalla, abre las inscripciones y asigna responsables. Esta checklist reúne las tareas y los materiales necesarios para llegar al día del festival con las películas revisadas y una copia de seguridad preparada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar el programa y los títulos de las películas
2 personas
Comprobar las películas y los derechos de exhibición
2 personas
Reservar el lugar
Reservar proyector y pantalla
Diseñar el programa de cine
Redactar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Enviar información a los visitantes
Descargar y revisar las películas
2 personas
Planificar una prueba técnica
Confirmar entrega técnica
Realizar el pedido de catering
Preparar material impreso
Hacer copia de seguridad de las películas en USB
Imprimir la lista de visitantes
Hacer la compra
2 personas
Recoger la técnica y los materiales
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Desembalar el equipo técnico
2 personas
Distribuir la sala
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar la pantalla y el proyector
2 personas
Conectar los altavoces
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Probar técnicamente las películas
2 personas
Preparar el equipo de reserva
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar los programas y las acreditaciones
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Instruir a los voluntarios
Preparar las puertas y la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Dar el discurso de apertura
Empezar la primera película
Coordinar la proyección de la película
2 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
Anunciar la segunda película
Empezar la segunda película
Coordinar la proyección de la película
2 personas
Servir aperitivos calientes
3 personas
Guiar el descanso de la tarde
3 personas
Anunciar la tercera película
Iniciar la tercera película
Coordinar la proyección de la película
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger preguntas del público
Gestionar el cierre
Despedir a los visitantes
3 personas
Recoger objetos perdidos

Seguimiento

Apagar el proyector de forma segura
Resguardar películas y archivos
Retirar el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Empacar el equipo técnico
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Recoger las compras sobrantes
Archivar la lista de visitantes
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesascant. 10
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de entrada
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Lámpara de proyector
Pantalla de cine
Portátilescant. 2
Memorias USBcant. 3
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonocant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Mandos a distanciacant. 2

Iluminación

Paneles LEDcant. 4
Luces decorativascant. 8
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 120
Tazas de café reutilizablescant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 6
Jarras de cafécant. 3
Teterascant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Bandejascant. 8
Jarras medidorascant. 2
Teterascant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 3

Decoración

Pósters de películascant. 12
Paneles de flechascant. 8
Mantelescant. 10
Credencialescant. 30
Portabadgescant. 30

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Paños de limpiezacant. 12
Papeleracant. 6
Guantescant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra los títulos y los derechos antes de diseñar el programa o imprimir carteles. Deja al menos una semana para resolver permisos, cambios de formato o problemas de entrega.
Haz una prueba técnica completa antes del festival: reproduce cada película, comprueba el sonido, los cables HDMI, los adaptadores y la compatibilidad del portátil. Guarda además una copia de cada archivo en una memoria USB.
No esperes al último día para organizar las inscripciones. Envía la información práctica con varios días de antelación e incluye horarios, acceso, preferencias dietéticas y cualquier indicación sobre la sala.
Asigna los voluntarios por función y franja horaria, no solo por nombre. Necesitarás cubrir como mínimo la entrada, la orientación del público, el control de la proyección y el catering.
Prepara la sala antes de abrirla: coloca sillas, mesas, mostrador de entrada, pantalla, altavoces y regletas. Comprueba también la iluminación y deja linternas disponibles para moverse durante las proyecciones.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cine?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija el programa, comprueba los derechos y reserva la sala y el equipo; deja la última semana para revisar las películas y hacer la prueba técnica.
¿Cuándo debo comprobar los derechos de exhibición de las películas?: Hazlo antes de publicar el programa y, como mínimo, 4 semanas antes del festival. Conserva la confirmación de cada título junto con los archivos de proyección y la copia de seguridad.
¿Cuándo se hace la prueba técnica de un festival de cine?: Programa una prueba completa entre 3 y 7 días antes. Revisa todas las películas, el proyector, la pantalla, los altavoces, la mesa de mezclas, los micrófonos y las conexiones que se usarán ese día.
¿Cuándo cerrar las inscripciones y pedir el catering?: Cierra las inscripciones entre 3 y 5 días antes, para poder imprimir la lista de visitantes y recoger las preferencias dietéticas. Haz el pedido de catering con ese mismo margen y prepara con antelación los productos no perecederos.

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