Checklist pour organiser un festival du film

Un festival du film se prépare comme une succession de validations : d’abord les droits et le lieu, puis la programmation, la technique et l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre les 75 tâches du projet sans attendre la dernière semaine pour résoudre un problème de projection. Vous y trouverez aussi les éléments à prévoir pour les salles, les inscriptions, le catering, la signalétique et les bénévoles. Commencez par bloquer les créneaux et vérifiez les contraintes propres à chaque film.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Composer le programme de films
2 personnes
Obtenir les droits de diffusion du film
Réserver le lieu
Vérifier les salles et les capacités
2 personnes
Planifier les créneaux des films
2 personnes
Rassembler les fichiers de bande-annonce
Noter les exigences techniques pour chaque film
Définir le nom et l’identité visuelle du festival
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Publier le programme en ligne
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les présentateurs
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Télécharger les films
Faire des copies de sauvegarde des films
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
Imprimer la signalisation
Faire les courses
3 personnes
Classer les films dans l’ordre de lecture
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le pop-corn
2 personnes

Événement

Mettre en place le comptoir d’accueil
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de catering
2 personnes
Installer le projecteur
2 personnes
Installer l’écran de projection
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Diffuser le film de test
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Lancer le premier film
2 personnes
Encadrer les portes de la salle
2 personnes
Annoncer les pauses
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer du pop-corn
2 personnes
Vérifier les salles en cours de journée
2 personnes
Diffuser les films selon le programme
2 personnes
Animer les questions du public
2 personnes
Annoncer le dernier film
Présenter la clôture
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Éteindre le projecteur
2 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer les salles
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Archiver les fichiers vidéo
Envoyer l’e-mail aux visiteurs
Enregistrer les photos et vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables d’inscriptionqté 2
Tables de cateringqté 6
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Projecteurs de cinémaqté 2
Écrans de projectionqté 2
Ordinateurs portablesqté 2
Lecteurs multimédiasqté 2
Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Câbles HDMIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Disques durs de secoursqté 2
Cliqueur de présentation

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes d'ambianceqté 8
Pied d’éclairageqté 4

Décoration

Affiches de filmqté 20
Clap de tournageqté 4
Tapis rouge
Bannières du festivalqté 4
Nappesqté 8
Mur photo

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 6
Machines à pop-cornqté 2
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Plats de service avec couvercleqté 8

Nettoyage

Aspirateursqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Obtenez les droits de diffusion avant de publier le programme. Pour chaque film, notez le format du fichier, les sous-titres, le ratio d’image, le son et les éventuels besoins de lecture afin de laisser le temps de corriger une incompatibilité.
Testez chaque salle avec le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, la table de mixage et les câbles réellement utilisés. Faites un essai complet au moins 24 heures avant la première séance, puis gardez une copie de secours des films sur un disque dur séparé.
Publiez les horaires seulement après avoir vérifié la capacité de chaque salle et le temps nécessaire entre deux séances. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes pour la sortie du public, le nettoyage et l’installation du film suivant.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires au fur et à mesure, puis répartissez les bénévoles par créneau. Un briefing de 30 minutes avant l’ouverture suffit pour clarifier l’accueil, les badges, l’orientation du public et les changements de salle.
Imprimez les livrets, badges et panneaux après la dernière validation du programme, mais avant le jour J. Préparez au minimum un exemplaire de réserve par tranche de 20 participants et placez la signalétique aux entrées, aux salles et aux points d’inscription.

Questions fréquentes

Quand réserver une salle pour un festival du film ?: Réservez le lieu dès que les dates et le nombre de séances sont suffisamment définis, idéalement plusieurs mois avant l’événement. Vérifiez ensuite la capacité, les horaires d’accès et le temps disponible pour les tests techniques.
Quand obtenir les droits de diffusion des films ?: Lancez les demandes avant d’annoncer le programme, car les autorisations peuvent prendre plusieurs semaines. Gardez une confirmation écrite pour chaque film et contrôlez que les droits couvrent bien la date, le lieu et le public prévus.
Combien de temps prévoir pour tester la technique d’un festival du film ?: Bloquez au moins une demi-journée pour tester les projecteurs, écrans, lecteurs multimédias, câbles et systèmes audio. Faites aussi un test de lecture complet pour chaque film au plus tard la veille de la première projection.
Quand imprimer les livrets et les badges du festival ?: Attendez la validation définitive des titres, horaires et salles, puis imprimez-les au moins 3 à 5 jours avant l’ouverture. Gardez quelques exemplaires vierges ou de réserve pour les corrections de dernière minute et les inscriptions sur place.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.