Filmfestival organiseren: checklist en planning
Een filmfestival vraagt om meer dan films selecteren en een zaal reserveren. Je moet filmrechten, technische bestanden, zaalcapaciteit, publieksregistratie en de planning van filmblokken op elkaar afstemmen. Begin met het programma en de locatie, leg daarna rechten en techniek vast en werk pas vervolgens aan promotie en catering. In de laatste week draait alles om testen, back-ups, briefing en bewegwijzering. Met deze checklist houd je de 75 taken en 51 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Plan per filmblok een duidelijke start- en eindtijd en houd rekening met wisseltijd tussen films. Noteer per titel de technische eisen, zodat je niet op de festivaldag ontdekt dat een laptop, mediaspeler of HDMI-kabel ontbreekt.
- Test projectoren, schermen, luidsprekers, mengpaneel en draadloze microfoons minimaal één volledige ronde vóór de opening. Download alle films vooraf en bewaar minstens één kopie op een reserve harde schijf.
- Controleer de zaalcapaciteit voordat je aanmeldingen bevestigt. Richt registratie- en cateringtafels zo in dat bezoekers niet voor de ingang of langs afzetpalen en bewegwijzering hoeven te wachten.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal door aan de catering. Tel herbruikbare drinkglazen en koffiekopjes per verwachte bezoeker, met extra exemplaren voor vrijwilligers en presentatoren.
- Brief vrijwilligers en presentatoren uiterlijk één dag vooraf over hun tijden, zaalindeling en het programma. Leg naambadges, programmaboekjes, posters en festivalbanners klaar voordat de eerste bezoeker arriveert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een filmfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het programma, de locatie en de filmrechten. Plan de technische test en het definitieve draaiboek in de laatste 7 dagen.
- Hoeveel films passen er in één filmfestivaldag?
- Dat hangt af van de speelduur en het aantal zalen, maar reken per filmblok op de filmduur plus 15 tot 30 minuten voor zaalwissel, introductie en uitloop. Met één zaal passen bijvoorbeeld 6 films van 90 minuten alleen als je ongeveer 12 uur programmeert.
- Wanneer moet ik de filmrechten regelen?
- Leg de rechten vast voordat je het programma online publiceert of uitnodigingen verstuurt, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken voor het festival. Bewaar de bevestiging bij de technische en programmagegevens van elke film.
- Wanneer moet ik de techniek van een filmfestival testen?
- Doe een volledige test uiterlijk 1 week vooraf en herhaal de controle op de festivaldag minstens 2 uur voor de eerste vertoning. Controleer dan ook de back-ups, kabels, stekkerdozen, microfoons en het geluid per zaal.